Sommaire
S'il y a bien un document que j'ai appris à ne jamais bâcler, c'est l'état des lieux. J'ai vu des bailleurs perdre plusieurs centaines d'euros faute d'avoir noté une rayure le jour de la remise des clés. Les vingt minutes gagnées à l'entrée se paient toujours à la sortie, avec intérêts.
L'état des lieux est le document le plus sous-estimé du dossier locatif. Sur le papier, c'est une description du logement à l'entrée puis à la sortie. Dans les faits, c'est la seule pièce qui permet de comparer deux instants et donc de justifier une retenue sur le dépôt de garantie. Son contenu n'est pas libre : il est fixé mot pour mot par un décret de 2016. Ce guide reprend ce décret poste par poste, explique les deux délais de contestation que presque personne ne connaît, remet à l'endroit la fameuse présomption de l'article 1731 du Code civil (elle ne joue pas du tout dans le sens qu'on lit partout) puis détaille ce que coûte vraiment un commissaire de justice quand le dialogue est rompu.
1. Ce que la loi impose et dans quelles formes
L'obligation est posée par l'article 3-2 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, qui régit les baux d'habitation à titre de résidence principale, vides comme meublés. Le texte tient en une phrase dense : un état des lieux est établi « dans les mêmes formes et en autant d'exemplaires que de parties lors de la remise et de la restitution des clés ». Il est joint au contrat de location, ce qui en fait une annexe du bail sans en faire une clause du bail. Vous pouvez lire le texte consolidé sur Légifrance.
Quatre exigences de forme découlent de cet article et du décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 qui l'applique.
Contradictoire signifie que les deux parties constatent ensemble. Chacune peut se faire représenter par un mandataire muni d'un pouvoir écrit, ce qui est le cas courant quand une agence tient le rendez-vous. Amiable signifie que la loi veut d'abord un accord : le commissaire de justice n'intervient que si cet accord est impossible.
Le décret de 2016 ajoute deux précisions utiles. L'état des lieux porte sur l'ensemble des locaux et équipements d'usage privatif mentionnés au bail, donc la cave et le parking si le bail les inclut. Et il doit « permettre la comparaison » entre l'entrée et la sortie : soit un document unique à deux colonnes, soit deux documents bâtis sur la même trame. Deux trames différentes rendent la comparaison discutable, ce qui est exactement ce que vous voulez éviter.
Cette règle de forme vaut pour le bail nu comme pour le bail meublé. Le détail des annexes propres à chaque régime figure dans mon guide du bail meublé et dans celui du bail non meublé. En colocation, l'état des lieux est unique pour le logement mais signé par tous les colocataires présents, un point que je développe dans le guide de la colocation. Hors du champ de la loi de 1989, par exemple pour une résidence secondaire relevant du bail meublé de droit commun ou pour un bail commercial, les obligations changent de fondement mais l'état des lieux reste indispensable. Il l'est aussi, sans être imposé, pour un séjour en meublé de tourisme, où la photo d'arrivée vaut toutes les clauses.
2. Sans état des lieux d'entrée, qui perd vraiment ?
C'est le point que je lis le plus souvent à l'envers, y compris sur des sites sérieux. L'article 1731 du Code civil dispose que, s'il n'a pas été fait d'état des lieux, le preneur est présumé avoir reçu les lieux en bon état de réparations locatives et doit les rendre tels, sauf preuve contraire. Lisez bien : cette présomption joue en faveur du bailleur. Elle lui évite d'avoir à prouver l'état initial.
Alors pourquoi l'absence d'état des lieux est-elle quand même une catastrophe pour un propriétaire ? Parce que l'article 3-2 de la loi de 1989 la neutralise : « À défaut d'état des lieux ou de la remise d'un exemplaire de l'état des lieux à l'une des parties, la présomption établie par l'article 1731 du code civil ne peut être invoquée par celle des parties qui a fait obstacle à l'établissement de l'acte ou à sa remise. »
Tout se joue donc sur une seule question : qui a fait obstacle ?
La leçon pratique est simple. Gardez tout : la convocation, l'accusé de réception, le message resté sans réponse. C'est ce dossier qui désignera la partie fautive devant un juge, pas le bon sens. Et comme la présomption reste une présomption simple, renversable par la preuve contraire, elle ne remplace jamais un vrai document. L'état des lieux d'entrée reste la seule pièce qui vous permette de chiffrer une dégradation précise plutôt que de plaider un principe. C'est lui, en bout de course, qui conditionne votre droit à retenir une somme sur le dépôt de garantie.
Cette logique vaut aussi quand le départ est subi. Après une expulsion différée par la trêve hivernale, l'état des lieux d'entrée est souvent la seule description du logement avant occupation qui subsiste au dossier.
3. Le contenu obligatoire, poste par poste
L'article 2 du décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 énumère les mentions qui doivent figurer « au minimum ». Rien n'y est décoratif : une mention manquante est une ligne que l'autre partie pourra contester.
| Mention imposée par le décret | Quand |
|---|---|
| Type d'état des lieux (entrée ou sortie) | Entrée et sortie |
| Date d'établissement | Entrée et sortie |
| Localisation du logement | Entrée et sortie |
| Nom ou dénomination et domicile du bailleur | Entrée et sortie |
| Nom et domicile des mandataires éventuels | Entrée et sortie |
| Relevés des compteurs individuels d'eau et d'énergie | Entrée et sortie |
| Détail et destination des clés et des moyens d'accès | Entrée et sortie |
| Description précise des sols, murs, plafonds et équipements, pièce par pièce | Entrée et sortie |
| Signature des parties ou de leurs mandataires | Entrée et sortie |
| Nom du locataire et adresse de son nouveau domicile | Sortie seulement |
| Date de l'état des lieux d'entrée | Sortie seulement |
| Évolutions constatées depuis l'entrée | Sortie seulement |
La ligne la plus lourde est évidemment la description. Le décret précise qu'elle est faite « pour chaque pièce » et qu'elle peut être complétée d'observations, de réserves et illustrée d'images. Les photos ne sont donc pas obligatoires mais elles sont expressément prévues par le texte, ce qui coupe court à l'argument du locataire qui prétendrait qu'elles n'ont pas leur place dans le document.
Dans la pratique, je descends toujours au même niveau de détail : sol, murs, plafond, plinthes, porte, fenêtre, volet, interrupteurs et prises, radiateur, puis les équipements propres à la pièce. Pour chaque élément, un état qualifié (neuf, bon état, état d'usage, mauvais état) et la nature exacte du défaut. « Bon état général » ne prouve rien parce qu'il ne permet aucune comparaison. Dans un meublé, l'inventaire du mobilier et de l'électroménager fait partie intégrante de la description.
Deux postes méritent une attention particulière. Les relevés de compteurs d'abord : ils servent à ouvrir et clôturer les contrats de fourniture, mais aussi à trancher les litiges sur les charges individualisées, sujet que je creuse dans mon guide des charges récupérables. Photographiez le cadran, pas seulement le chiffre recopié. Les clés ensuite : le décret parle du détail et de la destination des moyens d'accès, donc badge d'immeuble, télécommande de garage, clé de boîte aux lettres et clé de cave, chacun compté. À la sortie, le compte doit être identique au chiffre près.
Si vous partez de zéro, notre modèle d'état des lieux gratuit reprend cette trame ligne à ligne, dans un format qui permet la comparaison entrée/sortie exigée par le décret. Il se combine naturellement avec le modèle de bail nu ou le modèle de bail meublé selon votre régime. Et puisque les coordonnées du locataire doivent figurer en tête du document, un dossier de candidature bien tenu fait gagner dix minutes : c'est tout l'objet de ma méthode pour sélectionner son locataire.
C'est exactement le travail que RentLabs prend en charge sur ce document précis. La trame est pré-remplie depuis le bail (parties, adresse, lot, meubles inventoriés) et chaque photo prise au téléphone se rattache à la ligne qu'elle prouve au lieu de finir dans un album séparé. La signature électronique clôt ensuite le document sur place. Chaque partie repart avec son exemplaire horodaté, ce qui règle d'un coup l'exigence de remise que le décret impose. Créer mon compte et générer mon premier état des lieux.
4. Les deux délais pour compléter l'état des lieux d'entrée
Peu de bailleurs les connaissent. C'est dommage, car ils sont la soupape qui évite beaucoup de contentieux.
Dix jours à compter de l'établissement. Le locataire peut demander au bailleur ou à son représentant de compléter l'état des lieux d'entrée. Si la demande est refusée, il peut saisir la commission départementale de conciliation, une procédure gratuite qu'il vaut mieux ne pas provoquer pour une ampoule grillée. Mon conseil : acceptez les compléments raisonnables. Un document complété de bonne foi est beaucoup plus solide devant un juge qu'un document parfait qu'on a refusé de corriger.
Le premier mois de la période de chauffe. Ce second délai ne joue que si l'état des lieux a été établi en dehors de la période de chauffe, ce qui est le cas de toutes les entrées d'été. Le locataire peut alors demander que l'état des éléments de chauffage soit complété au premier mois où le chauffage tourne. C'est logique : on ne constate pas un radiateur défaillant au mois de juillet. Profitez-en pour verrouiller aussi la question de l'entretien annuel, dont la charge est détaillée dans mon article sur l'entretien de la chaudière.
Passés ces délais, le document d'entrée est acquis. C'est pourquoi la tentation de « refaire l'état des lieux la semaine prochaine, quand le locataire sera installé » est une mauvaise idée : vous décalez le point de départ du délai et vous offrez un angle de contestation.
5. La vétusté : ce qui ne peut pas être facturé au locataire
La vétusté est l'usure normale du logement, liée à l'écoulement du temps et à un usage conforme. Elle n'est jamais imputable au locataire. La distinction entre vétusté et dégradation est, de loin, le premier motif de litige à la sortie.
L'article 4 du décret de 2016, pris en application de la loi ALUR du 24 mars 2014, ouvre une faculté : les parties « peuvent convenir de l'application d'une grille de vétusté dès la signature du bail, choisie parmi celles ayant fait l'objet d'un accord collectif de location ». Deux points à bien saisir. D'abord cette grille est facultative : rien ne vous oblige à en annexer une. Ensuite elle n'est pas libre : vous ne pouvez pas inventer votre propre barème, vous devez reprendre une grille issue d'un accord collectif de location. Une grille maison annexée au bail n'a pas de fondement réglementaire et se discute.
Une grille fonctionne toujours de la même manière : une durée de vie théorique par type de revêtement ou d'équipement, parfois une franchise initiale sans abattement, puis un abattement annuel qui répartit le coût entre vous et le locataire.
Sans grille annexée, le juge raisonne au cas par cas, à partir de la durée d'occupation, de l'ancienneté du revêtement et des factures produites. Vous n'êtes donc pas démuni, vous êtes simplement moins prévisible. Et n'oubliez pas le pendant de la vétusté : les réparations locatives du décret n° 87-712 du 26 août 1987, qui restent dues par le locataire quelle que soit la durée du bail (trous de chevilles, joints, menus raccords de peinture, remplacement des ampoules).
Si vous gérez plusieurs lots, ce calcul répété devient vite une corvée. Un logiciel de gestion locative applique l'abattement à partir des dates d'entrée et de sortie déjà saisies, ce qu'un tableur ne fera jamais seul, comme je l'explique dans ma comparaison entre RentLabs et Excel.
6. Le désaccord : commissaire de justice et partage des frais
Quand l'état des lieux ne peut pas être établi à l'amiable, l'article 3-2 prévoit l'intervention d'un commissaire de justice (anciennement huissier). La partie la plus diligente convoque l'autre par lettre recommandée avec avis de réception, au moins sept jours à l'avance. Le constat est ensuite dressé même en l'absence de la partie convoquée.
Deux règles encadrent la dépense. Les frais sont partagés par moitié entre bailleur et locataire, sans possibilité d'y déroger par une clause du bail. Et leur montant est plafonné par le tarif réglementé, ce qui évite les mauvaises surprises.
| Constat d'état des lieux en métropole | Montant TTC |
|---|---|
| Logement jusqu'à 50 m² | 132,82 € |
| Logement de plus de 50 m² et jusqu'à 150 m² | 154,74 € |
| Logement de plus de 150 m² | 232,12 € |
| Lettre de convocation | 18,06 € |
| Frais de déplacement | 11,28 € |
Ces montants sont ceux publiés par service-public.gouv.fr et s'entendent par constat, à diviser donc par deux entre les parties. Des tarifs spécifiques s'appliquent outre-mer. Autrement dit, sur un T2 parisien, votre part tourne autour de quatre-vingts euros : c'est très peu au regard d'un dépôt de garantie en jeu.
Attention à ne pas confondre ce constat avec un autre plafond, qui n'a rien à voir. Quand c'est un professionnel de l'immobilier qui réalise l'état des lieux d'entrée, la part facturable au locataire est limitée au plus faible des deux montants suivants : la moitié des honoraires réellement facturés au bailleur ou 3,03 € TTC par mètre carré de surface habitable. L'état des lieux de sortie, lui, ne peut jamais être facturé au locataire : une clause qui le prévoirait serait réputée non écrite. C'est l'un des postes où la gestion directe se compare très favorablement au mandat, un calcul que je détaille dans mon article sur l'alternative à l'agence immobilière.
7. De l'état des lieux de sortie au dépôt de garantie
La sortie se prépare dès la réception du congé. Que le départ vienne du locataire ou d'un congé donné par le bailleur, le rendez-vous se tient le jour de la restitution des clés, logement vidé et nettoyé, compteurs accessibles.
La comparaison se fait ligne à ligne avec l'état des lieux d'entrée. Chaque écart constaté est décrit, photographié et, si possible, chiffré par un devis. C'est ce chiffrage qui autorise ensuite la retenue : le dépôt de garantie se restitue dans un mois si l'état des lieux de sortie est conforme à celui d'entrée, dans deux mois s'il révèle des dégradations justifiant une retenue. Au-delà, la somme due au locataire est majorée de 10 % du loyer mensuel hors charges par mois de retard commencé. Les règles complètes de restitution sont dans mon guide du dépôt de garantie.
Une retenue forfaitaire est illicite. Il faut un devis ou une facture, un poste identifié dans l'état des lieux de sortie et un abattement de vétusté quand il s'applique. Si les dégradations dépassent le dépôt ou si des loyers restent impayés, la procédure change de nature et relève de ce que je décris dans mon guide du recouvrement des loyers impayés. Pensez enfin aux pièces que le locataire doit produire à la sortie : la dernière attestation d'entretien de la chaudière en fait partie et son absence se discute au moment de la restitution.
8. Les pièges que je vois le plus souvent
Remettre les clés avant la signature. Une fois le locataire entré, vous ne constatez plus l'état initial, vous constatez l'état après emménagement. C'est l'erreur la plus coûteuse et la plus fréquente.
Écrire trop vague. « Bon état général » ne permet aucune comparaison. Soyez chirurgical, pièce par pièce, élément par élément.
Photographier sans rattacher. Cinquante photos dans un dossier séparé ne valent pas dix photos liées à la ligne qu'elles prouvent. C'est la différence entre une preuve et un souvenir.
Oublier la remise de l'exemplaire. Le décret l'impose. C'est précisément ce manquement qui vous prive de la présomption de l'article 1731. Donner le document au locataire sur place ou le lui transmettre par voie dématérialisée prend trente secondes.
Confier le rendez-vous à un tiers non mandaté. Un voisin ou un artisan qui « ouvre pour vous » n'a aucune qualité pour signer. Si vous gérez à distance, outillez-vous plutôt (je décris comment faire dans mon guide de la gestion locative sans agence) ou mandatez expressément un commissaire de justice.
Garder le document pour soi. Les professionnels règlent ce point en basculant toute l'équipe sur l'état des lieux numérique, une transition expliquée dans mon article sur la façon de digitaliser la gestion locative d'une petite agence, puis en publiant le document dans l'espace locataire. Un locataire qui a son état des lieux sous les yeux depuis le premier jour conteste beaucoup moins à la sortie.
Deux cas particuliers pour finir. L'état des lieux n'est pas imposé pour un emplacement loué seul, mais il reste très utile : voir mon guide de la location de parking et de garage. Et profitez d'un renouvellement pour vérifier votre trame de bail, puisque le contrat type a été modifié au 1er octobre 2026. Dans le même mouvement, vérifiez la validité du DPE annexé au bail : mon guide du DPE rappelle les durées en vigueur.
Sur ce point précis, un outil change réellement la donne. RentLabs génère l'état des lieux depuis la fiche du bien, intègre les photos à la bonne ligne, fait signer électroniquement les deux parties et archive l'exemplaire de chacun au même endroit que le bail, les quittances et les relevés de charges. Le jour de la sortie, la comparaison entrée/sortie est déjà faite. Le reste du périmètre est décrit sur la page fonctionnalités. Les automatismes de loyers qui l'accompagnent sont détaillés dans mon guide pour automatiser loyers et quittances.
Questions fréquentes
L'état des lieux est-il vraiment obligatoire ?
Oui, pour tout bail d'habitation à titre de résidence principale, vide ou meublé, en vertu de l'article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989. Il doit être établi à la remise des clés puis à leur restitution et joint au contrat de location.
Que se passe-t-il s'il n'y a pas d'état des lieux d'entrée ?
L'article 1731 du Code civil présume que le locataire a reçu le logement en bon état de réparations locatives. Mais la loi de 1989 interdit à la partie qui a fait obstacle à l'établissement du document d'invoquer cette présomption. Si c'est vous qui avez négligé le rendez-vous, vous devrez prouver l'état initial par d'autres moyens.
Comment contester un état des lieux ?
Le locataire dispose de dix jours à compter de l'établissement de l'état des lieux d'entrée pour en demander le complément. Pour les éléments de chauffage, lorsque l'état des lieux a été fait hors période de chauffe, il peut le demander pendant le premier mois de chauffe. En cas de refus, la commission départementale de conciliation peut être saisie gratuitement.
Combien coûte un état des lieux par commissaire de justice ?
Le tarif réglementé va de 132,82 € à 232,12 € TTC selon la surface du logement en métropole, auxquels s'ajoutent 18,06 € par lettre de convocation et 11,28 € de frais de déplacement. Le total est partagé par moitié entre le bailleur et le locataire.
Un état des lieux électronique a-t-il la même valeur ?
Oui. Le décret du 30 mars 2016 prévoit expressément le support électronique et la remise dématérialisée. La signature doit répondre aux articles 1366 et 1367 du Code civil : identification fiable du signataire et garantie de l'intégrité du document, ce qu'assure une signature électronique conforme au règlement européen eIDAS.
Les photos sont-elles obligatoires dans un état des lieux ?
Non, mais le décret prévoit que la description puisse être illustrée d'images. En pratique, une photo horodatée rattachée à la ligne qu'elle documente vaut mieux que trois phrases d'adjectifs le jour où la retenue est contestée.
Peut-on facturer l'état des lieux au locataire ?
Pour l'entrée réalisée par un professionnel, oui, dans la limite du plus faible des deux montants : la moitié des honoraires du bailleur ou 3,03 € TTC par mètre carré de surface habitable. Pour la sortie, jamais. Entre particuliers, aucun frais n'est facturable.
Faut-il refaire un état des lieux au renouvellement du bail ?
Non. Le bail se poursuit avec le même locataire, donc l'état des lieux d'entrée initial reste la référence jusqu'à la restitution des clés. En revanche, un changement de locataire en colocation justifie de constater l'état du logement au moment de la substitution.
En résumé
- L'état des lieux est obligatoire à l'entrée et à la sortie, contradictoire, amiable, en autant d'exemplaires que de parties, sur support papier ou électronique.
- Son contenu est fixé par le décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 : identités, localisation, compteurs, clés, description pièce par pièce, signatures, plus les évolutions constatées à la sortie.
- La présomption de l'article 1731 du Code civil joue en faveur du bailleur, sauf s'il est celui qui a empêché l'établissement ou la remise du document.
- Le locataire a dix jours pour faire compléter l'état des lieux d'entrée. Pour les éléments de chauffage, il a le premier mois de la période de chauffe.
- La grille de vétusté est facultative et doit être choisie parmi celles issues d'un accord collectif de location.
- En cas de blocage, le commissaire de justice intervient à frais partagés par moitié, dans la limite du tarif réglementé.
- Tout cela n'a qu'un but : pouvoir justifier une retenue sur le dépôt de garantie à la sortie.
Notez au passage l'état des parties communes le jour de l'entrée : un hall dégradé ou un ascenseur en panne relèvent de la copropriété, pas de votre locataire. Mon guide de la copropriété pour le bailleur dit qui paie quoi.
Un cas échappe à tout ce qui précède : l'emplacement de stationnement loué seul, où l'état des lieux n'est pas obligatoire mais reste votre seule preuve. Son régime complet, bail et TVA sur un parking loué, est traité à part.
Pour aller plus loin, le guide du bailleur replace l'état des lieux dans le cycle complet d'une location. Ma grille comparative des logiciels dit lesquels savent vraiment produire un état des lieux photo à l'appui plutôt qu'un simple formulaire à imprimer. Et si vous voulez produire le vôtre dès aujourd'hui, avec photos intégrées et signature électronique des deux parties, ouvrez un compte RentLabs : le premier bien est gratuit.