Choisir son locataire est sans doute la décision la plus structurante de toute la vie d'un investissement locatif. Un bon locataire, c'est des années de tranquillité, un loyer versé chaque mois sans relance, un logement entretenu et restitué dans un état acceptable. Un mauvais locataire, à l'inverse, peut transformer un patrimoine rentable en cauchemar financier et juridique : impayés, dégradations, procédure d'expulsion dont chacun sait qu'elle peut s'étirer sur dix-huit à trente mois.
Pourtant, paradoxalement, c'est l'étape qui concentre le plus de mauvaises pratiques. Soit le bailleur n'ose rien demander, par peur de la discrimination ou par méconnaissance, et il accepte un dossier insuffisamment vérifié. Soit, à l'inverse, il exige des pièces interdites par la loi (carte vitale, RIB, photo d'identité), ouvrant la porte à des poursuites pour discrimination ou à une amende administrative. Soit encore, il choisit son locataire sur une impression, un feeling, une intuition, sans grille objective, et s'expose à un risque de discrimination indirecte parfois inconscient.
Ce guide propose une méthode complète, juridiquement sécurisée et opérationnelle, pour sélectionner un locataire en confiance. Nous passerons en revue la liste limitative des pièces justificatives fixée par le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015, les règles d'évaluation de la solvabilité, le choix entre caution personnelle, Visale et GLI, le cadre strict de la lutte contre la discrimination posé par la loi du 27 mai 2008, et enfin une méthodologie de scoring objective qui protège juridiquement et améliore la qualité des décisions. Quinze minutes de lecture pour louer mieux et plus sereinement.
1. Les pièces que vous pouvez demander (et celles que vous ne pouvez pas)
La sélection commence par la constitution d'un dossier de candidature. Mais contrairement à une idée répandue, le bailleur ne peut pas demander n'importe quoi : la liste des pièces autorisées est strictement limitative.
1.1 La liste limitative du décret du 5 novembre 2015
Le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015 fixe la liste des pièces que le bailleur peut exiger du candidat locataire et de sa caution. Toute pièce non listée est interdite. Ce caractère limitatif est essentiel : il vise à protéger la vie privée du candidat et à prévenir la discrimination.
Le décret distingue trois catégories de pièces : pièce d'identité, justificatif de domicile, justificatifs d'activité professionnelle et de ressources. Pour la caution, la liste est quasi identique avec quelques pièces complémentaires.
Demander une pièce interdite peut être sanctionné par une amende administrative pouvant aller jusqu'à 3 000 euros pour une personne physique et 15 000 euros pour une personne morale, en vertu de l'article 22-2 de la loi du 6 juillet 1989.
1.2 Identité et justificatifs domicile actuel
Pour l'identité, le bailleur peut demander une seule pièce parmi : carte nationale d'identité française ou étrangère, passeport, permis de conduire, carte de séjour ou de résident, ou tout document attestant de la régularité du séjour. Une seule pièce suffit : exiger les deux faces du passeport ET la carte d'identité n'est pas nécessaire.
Pour le domicile actuel, le bailleur peut exiger l'un des justificatifs suivants : trois dernières quittances de loyer ou attestation du précédent bailleur indiquant que le candidat est à jour de ses loyers et charges, attestation d'hébergement, ou dernier avis de taxe foncière pour les propriétaires. Pour les hébergés à titre gratuit, une attestation sur l'honneur de l'hébergeant accompagnée d'un justificatif de domicile à son nom suffit.
1.3 Justificatifs professionnels et de revenus
C'est le bloc le plus dense. Le bailleur peut exiger :
Pour l'activité professionnelle : contrat de travail ou attestation de l'employeur précisant l'emploi, la rémunération, la date d'embauche et, le cas échéant, la période d'essai ; carte professionnelle pour les professions libérales ; certificat de scolarité pour les étudiants ; extrait Kbis pour les entrepreneurs ; carte d'étudiant pour les étudiants.
Pour les ressources : trois derniers bulletins de salaire, justificatif de versement des indemnités de stage, deux derniers bilans pour les indépendants, justificatif de versement des prestations sociales et familiales, simulation du montant de l'aide au logement, justificatif des revenus fonciers, dernier ou avant-dernier avis d'imposition.
Pour les étudiants, la simple carte d'étudiant et l'avis d'imposition des parents suffisent souvent, complétés par une caution parentale.
1.4 Les pièces strictement interdites
Le décret liste explicitement les pièces qu'il est interdit de demander. La liste mérite d'être affichée près du téléphone de tout bailleur :
- Photographie d'identité (sauf celle de la pièce d'identité)
- Carte d'assuré social ou carte Vitale
- Copie du relevé de compte bancaire ou postal
- Attestation de bonne tenue de compte bancaire
- Attestation d'absence de crédit en cours
- Autorisation de prélèvement automatique
- Jugement de divorce (sauf le paragraphe commençant par "par ces motifs")
- Attestation du précédent bailleur indiquant que le locataire est à jour
- Attestation de l'employeur dès lors que peut être fourni le contrat de travail et les derniers bulletins de salaire
- Contrat de mariage ou certificat de concubinage
- Chèque de réservation de logement
- Dossier médical personnel
- Extrait de casier judiciaire
- Remise d'un dépôt de garantie en espèces avant la signature du bail
- Production de plus de deux bilans pour les indépendants
Demander un RIB est particulièrement fréquent et particulièrement interdit. Pour une vue d'ensemble sur les obligations du bailleur, consultez notre guide bien louer en tant que bailleur particulier.
2. Évaluer la solvabilité : la règle des 3 fois le loyer
Une fois le dossier collecté, reste à évaluer sa solidité. La pratique professionnelle, partagée par la quasi-totalité des gestionnaires et des assureurs GLI, repose sur la règle des trois fois le loyer charges comprises.
Concrètement, on considère qu'un candidat est solvable si ses revenus nets mensuels représentent au minimum trois fois le montant du loyer charges comprises. Pour un loyer charges comprises de 800 euros, on attendra donc un revenu net mensuel d'au moins 2 400 euros. Cette règle n'est pas une obligation légale, mais une pratique de marché qui correspond au seuil d'acceptation des assureurs GLI.
Pourquoi ce seuil ? Au-delà du tiers du revenu consacré au logement, le risque d'impayé augmente significativement, surtout en cas d'imprévu (chômage partiel, frais médicaux, séparation). Le tiers représente un équilibre raisonnable entre charges fixes et reste-à-vivre.
Quels revenus intégrer ? On retient les revenus stables et pérennes :
- Salaires nets imposables en CDI hors période d'essai
- Pensions de retraite
- Rentes
- Revenus fonciers et BIC stables sur plusieurs exercices
- Indemnités chômage si supérieures à 6 mois restants
- APL ou aides au logement (sous réserve de simulation préalable)
On intègre avec prudence : revenus de CDD long en cours, primes contractuelles régulières, BNC pour les indépendants installés. On exclut généralement : primes exceptionnelles, heures supplémentaires non garanties, intérim ponctuel.
Les cas particuliers méritent une approche adaptée. Pour les étudiants, la règle des trois fois s'applique au revenu de la caution parentale, pas à celui de l'étudiant. Pour les CDD ou intermittents, le bailleur peut accepter en exigeant une caution solide ou Visale, ou en demandant un dépôt de plusieurs mois (dans la limite légale du dépôt de garantie). Pour les indépendants, on travaille sur la moyenne des deux derniers bilans, en tenant compte du caractère cyclique de l'activité.
Co-titulaires et couples : on additionne les revenus des deux co-titulaires du bail, ce qui peut faciliter l'accès à un logement plus cher. Pour les couples non mariés, exiger la solidarité expresse au bail est indispensable.
Revenus du conjoint non titulaire : ils peuvent être pris en compte uniquement si ce conjoint se porte caution solidaire, sinon ils n'engagent juridiquement personne.
3. Choisir une garantie : caution, Visale ou GLI
La solvabilité affichée n'élimine pas le risque. Pour le couvrir, trois solutions principales existent, exclusives entre elles dans la plupart des cas.
3.1 La caution personne physique (parents, proches)
La caution, ou plus précisément le cautionnement, est l'engagement d'une personne (la caution) à payer la dette du locataire si celui-ci ne paie pas. C'est le mécanisme le plus ancien et le plus utilisé, particulièrement pour les étudiants et jeunes actifs.
Le cautionnement est régi par l'article 22-1 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 et par les règles générales du Code civil. Pour être valable, l'acte de cautionnement doit être écrit, mentionner explicitement le montant du loyer et ses conditions de révision, et préciser la durée de l'engagement.
Le bailleur doit fournir à la caution un exemplaire du bail. La caution doit pouvoir évaluer ce qu'elle garantit : un cautionnement signé sans bail attaché est potentiellement inopposable.
3.2 La caution solidaire vs simple (art. 22-1)
Deux régimes coexistent et la distinction est cruciale.
La caution simple oblige le créancier (le bailleur) à poursuivre d'abord le locataire défaillant et à épuiser ses recours avant de se retourner contre la caution. C'est lent et peu efficace.
La caution solidaire permet au bailleur de réclamer directement à la caution le paiement des sommes dues, sans avoir à poursuivre préalablement le locataire. Depuis la loi ALUR du 24 mars 2014, la solidarité doit être expressément prévue dans l'acte, sans présomption.
En pratique, exigez systématiquement la caution solidaire. Une caution simple n'offre qu'une protection théorique.
À noter : pour un bail meublé d'une durée d'un an ou pour un bail étudiant de 9 mois, la caution s'engage généralement pour la durée du bail renouvellements compris, sauf clause contraire. Voir notre guide complet du bail meublé et notre guide du bail non meublé.
3.3 Visale : la caution gratuite d'Action Logement
Visale est un dispositif de cautionnement gratuit mis en place par Action Logement. Il s'adresse principalement aux jeunes de moins de 31 ans, aux salariés en mobilité professionnelle, aux salariés du secteur privé gagnant moins de 1 500 euros nets, et à certains autres publics.
Avantages : c'est gratuit pour le bailleur, la procédure d'indemnisation est rapide (Action Logement paie puis se retourne contre le locataire), et la couverture est solide (jusqu'à 36 mensualités impayées en logement principal, plus les dégradations dans certaines limites).
Inconvénients : tous les candidats ne sont pas éligibles, le bailleur doit lui-même demander l'agrément en ligne, et la délivrance du visa Visale suppose le respect de plafonds de loyer variables selon la zone.
Visale est devenu un standard pour les jeunes actifs et les profils mobiles. Si votre candidat est éligible, c'est généralement la meilleure option.
3.4 La Garantie Loyers Impayés (GLI) : l'assurance privée
La GLI est une assurance souscrite par le bailleur auprès d'un assureur privé. Elle couvre les loyers impayés, les détériorations immobilières, et la protection juridique (frais de procédure, expulsion).
Le coût représente typiquement 2,5 % à 4 % du loyer charges comprises annuel, déductible des revenus fonciers en location nue. Pour un loyer de 800 euros charges comprises, la GLI coûte environ 240 à 380 euros par an.
Les conditions d'éligibilité du locataire sont strictes : revenus stables, ratio loyer/revenu respecté (généralement 33 %), absence d'incident bancaire, statut professionnel jugé solide (CDI confirmé, fonction publique, retraité, indépendant stable). Les assureurs exigent un dossier complet et vérifient parfois eux-mêmes les pièces.
Attention au cumul : la loi interdit le cumul d'une GLI avec une caution personne physique sauf si le candidat est étudiant ou apprenti (article 22-1 de la loi de 1989). En pratique, si vous prenez une GLI, vous renoncez à la caution familiale, sauf exception.
3.5 Tableau comparatif des 3 solutions
| Critère | Caution familiale | Visale | GLI |
|---|---|---|---|
| Coût pour le bailleur | Gratuit | Gratuit | 2,5 à 4 % du loyer CC |
| Coût pour le locataire | Gratuit | Gratuit | Indirect (loyer parfois ajusté) |
| Public éligible | Tous | Jeunes, salariés sous conditions | Profils solvables |
| Couverture impayés | Selon solidité de la caution | Jusqu'à 36 mois | Plafond contractuel élevé |
| Dégradations | Non sauf clause expresse | Oui dans limites | Oui |
| Frais de procédure | À la charge du bailleur | Pris en charge | Pris en charge |
| Cumul avec autre garantie | Non sauf étudiant/apprenti | Non | Non sauf étudiant/apprenti |
| Rapidité d'indemnisation | Variable, parfois conflictuelle | Bonne | Selon contrat (3 à 6 mois) |
| Déductibilité fiscale | Sans objet | Sans objet | Oui en location nue |
Pour le traitement curatif des impayés, voir notre guide de la procédure d'impayé.
4. La discrimination dans le choix du locataire
Choisir son locataire est un droit du bailleur, mais ce droit est strictement encadré. Refuser un candidat sur un critère prohibé est un délit pénal, pas une simple imprudence.
4.1 Les 25 critères protégés par la loi
La loi n° 2008-496 du 27 mai 2008 transposant des directives européennes, complétée et modifiée à plusieurs reprises, liste les critères pour lesquels une distinction défavorable constitue une discrimination prohibée. À ce jour, 25 critères sont protégés par les textes français :
| Critère | Critère |
|---|---|
| Origine | Sexe |
| Situation de famille | Grossesse |
| Apparence physique | Particulière vulnérabilité économique |
| Patronyme | État de santé |
| Perte d'autonomie | Handicap |
| Caractéristiques génétiques | Mœurs |
| Orientation sexuelle | Identité de genre |
| Âge | Opinions politiques |
| Activités syndicales | Capacité à s'exprimer en français |
| Appartenance vraie ou supposée à une ethnie | Appartenance vraie ou supposée à une nation |
| Appartenance vraie ou supposée à une race | Appartenance vraie ou supposée à une religion |
| Lieu de résidence | Domiciliation bancaire |
| Qualité de lanceur d'alerte |
Toute décision de location fondée, même partiellement, sur l'un de ces critères constitue une discrimination.
4.2 Sanctions pénales (art. 225-1 et suivants Code pénal)
L'article 225-1 du Code pénal définit la discrimination comme toute distinction opérée entre les personnes physiques sur le fondement de l'un des critères protégés. L'article 225-2 réprime spécifiquement le refus de fournir un bien ou un service (donc la location d'un logement) sur cette base.
Les sanctions encourues sont lourdes : trois ans d'emprisonnement et 45 000 euros d'amende pour une personne physique. Pour une personne morale (SCI, agence), l'amende est portée au quintuple soit 225 000 euros, et des peines complémentaires peuvent être prononcées (interdiction d'exercer, affichage du jugement).
La preuve de la discrimination ne suppose pas de prouver une intention raciste explicite : il suffit de démontrer que la décision a été motivée, totalement ou partiellement, par un critère protégé. La charge de la preuve est aménagée : c'est au bailleur de démontrer que sa décision repose sur des critères objectifs étrangers à toute discrimination.
4.3 Les pratiques à éviter absolument
Les contentieux récents permettent d'identifier des pratiques à proscrire absolument :
- Indiquer dans l'annonce "Français uniquement", "pas d'étrangers", "jeune couple souhaité"
- Refuser systématiquement les candidats au RSA, à l'AAH ou aux APL (discrimination sur vulnérabilité économique)
- Refuser une candidature pour cause de handicap ou de grossesse
- Demander la situation familiale dans un email de relance (situation de famille)
- Exiger une domiciliation bancaire en France métropolitaine de longue date
- Sélectionner sur la consonance du nom (patronyme)
- Refuser un candidat sur sa maîtrise du français quand cela n'a pas d'incidence sur la capacité contractuelle
Même formulées avec tact, ces pratiques sont passibles de sanctions.
4.4 Les associations testeurs et les contrôles
Plusieurs associations (SOS Racisme, Fondation Abbé Pierre, Défenseur des droits) pratiquent le testing : envoi simultané de deux candidatures fictives, identiques sauf sur un critère (origine supposée par le patronyme, situation économique), et constat des réponses différenciées. Ce testing est admis en justice et a déjà conduit à des condamnations significatives.
Le Défenseur des droits peut être saisi par un candidat évincé et mener une enquête. Il peut intervenir devant les juridictions et prononcer des recommandations.
5. Le scoring et l'évaluation objective d'un dossier
Le meilleur antidote à la discrimination (consciente ou inconsciente) et la meilleure méthode pour comparer plusieurs dossiers consistent à construire une grille de scoring objective.
5.1 Construire une grille d'évaluation objective
Une grille de scoring liste des critères objectifs, mesurables, étrangers aux critères protégés, et leur attribue une pondération. Elle est constituée avant la réception des candidatures et appliquée de manière identique à tous les dossiers.
Exemple de grille (à adapter selon le bien) :
| Critère | Pondération | Note possible |
|---|---|---|
| Ratio revenu / loyer CC | 30 % | 0 à 10 |
| Stabilité professionnelle (ancienneté, type de contrat) | 20 % | 0 à 10 |
| Qualité de la garantie (Visale, GLI éligible, caution solide) | 20 % | 0 à 10 |
| Complétude et qualité du dossier remis | 10 % | 0 à 10 |
| Antécédents locatifs (quittances, attestation précédent bailleur) | 15 % | 0 à 10 |
| Capacité à fournir le dépôt de garantie sans délai | 5 % | 0 à 10 |
La note finale est une moyenne pondérée. Le dossier le mieux noté est retenu, à grille égale.
5.2 Pondérer revenus, stabilité, garanties
La pondération dépend du profil du bien. Pour un studio étudiant, la qualité de la caution parentale prime sur le revenu propre. Pour un T4 familial, la stabilité professionnelle et le ratio revenu/loyer dominent. Pour un meublé saisonnier ou un bail mobilité, la durée prévisible d'occupation peut compter.
L'essentiel est de figer la grille avant, de l'appliquer à l'identique, et de conserver les notes attribuées.
5.3 Tracer ses décisions
Conservez vos grilles remplies pendant au moins cinq ans. En cas de plainte, c'est la preuve que votre décision a été motivée par des critères objectifs, étrangers à toute discrimination. Indiquez clairement la raison du refus à chaque candidat évincé (ratio insuffisant, dossier incomplet, candidat mieux noté retenu), sans jamais évoquer un critère protégé.
Cette traçabilité protège juridiquement, améliore la qualité des décisions et facilite l'analyse a posteriori des choix.
6. Vérifier l'authenticité des pièces
La fraude documentaire explose. Selon plusieurs études d'assureurs GLI, près de 15 % des dossiers comportent au moins une pièce falsifiée ou modifiée. Apprendre à détecter les principales fraudes est indispensable.
Les fausses fiches de paie sont la fraude la plus répandue. Indices : montant net légèrement supérieur à la réalité du poste, employeur fictif (vérifier le SIRET sur societe.com ou Pappers), incohérence de cotisations sociales (taux atypique), police de caractères différente entre la fiche et le contrat, absence de cumuls annuels cohérents sur trois mois consécutifs.
Les faux avis d'imposition se détectent en vérifiant le service "Vérification d'avis d'imposition" mis en ligne par la DGFiP : on saisit le numéro fiscal et le numéro de référence, et le service confirme ou infirme l'authenticité. C'est gratuit, immédiat, et juridiquement opposable.
Les attestations d'employeur peuvent être vérifiées par un appel à l'entreprise. Méfiez-vous des numéros de téléphone uniquement portables sans ligne fixe vérifiable.
Les pièces d'identité peuvent être vérifiées via les caractéristiques techniques (puce, hologramme, MRZ) ou par des services spécialisés. Pour une petite gestion en direct, le contrôle visuel suffit dans la plupart des cas.
En cas de doute majeur, refuser le candidat est légitime : la fraude documentaire est un motif de refus parfaitement objectif et étranger à tout critère discriminatoire.
7. Le processus pratique : de la candidature à la signature
Un processus formalisé fait gagner du temps et protège juridiquement.
7.1 Diffusion de l'annonce
Une annonce conforme au décret n° 2020-1818 du 29 décembre 2020 mentionne obligatoirement le loyer, les charges, le dépôt de garantie, le caractère meublé ou non, la surface, la commune, l'étiquette DPE et la classe d'émissions de GES (voir notre guide DPE 2026), ainsi que le montant des honoraires éventuels. Toute formulation discriminatoire est à bannir.
7.2 Pré-sélection sur dossier
Envoyez un dossier type listant les pièces autorisées et uniquement celles-ci. Fixez un délai (généralement 48 à 72 heures). Appliquez la grille de scoring. Convoquez en visite les meilleurs dossiers.
7.3 Visites groupées ou individuelles
Les visites groupées font gagner du temps mais peuvent décontenancer certains candidats sérieux. Les visites individuelles permettent un échange qualitatif. Préparez un script de présentation neutre : caractéristiques du bien, conditions financières, calendrier de signature.
7.4 Acceptation et envoi du bail
Le candidat retenu reçoit une promesse d'acceptation écrite précisant les modalités (date de signature, dépôt de garantie, première mensualité). En parallèle, les candidats évincés reçoivent une réponse motivée par un critère objectif.
Le bail est envoyé pour relecture 48 à 72 heures avant la signature. Pour les colocations, les règles spécifiques sont détaillées dans notre guide de la colocation.
7.5 Signature et état des lieux
La signature peut se faire en présentiel ou via une signature électronique qualifiée (eIDAS niveau avancé recommandé). L'état des lieux d'entrée est réalisé le jour de la remise des clés, photographié et signé contradictoirement. Le dépôt de garantie est encaissé à la signature, dans la limite légale (1 mois en nu, 2 mois en meublé).
8. Les pièges fréquents
Quelques erreurs reviennent inlassablement :
- Accepter sans dossier complet sous prétexte que le candidat semble sympathique. Un dossier incomplet rend impossible toute vérification ultérieure.
- Demander des pièces interdites par méconnaissance du décret de 2015. Risque d'amende et de discrimination présumée.
- Refuser sans motiver, ou motiver par un critère équivoque. Toujours formuler par écrit une raison objective.
- Choisir sur l'impression sans grille de scoring. Risque de discrimination inconsciente, difficulté à justifier en cas de litige.
- Ne pas vérifier l'authenticité des fiches de paie et de l'avis d'imposition. Un contrôle de cinq minutes évite des mois de procédure.
- Confondre solidarité du bail et caution solidaire : ce sont deux mécanismes distincts, tous deux nécessaires en colocation ou couple non marié.
- Cumuler GLI et caution familiale hors cas étudiant/apprenti : la GLI peut refuser sa garantie.
En résumé
La sélection du locataire est un exercice exigeant qui combine rigueur juridique, méthode et pédagogie. Trois principes simples :
- Respecter la liste limitative des pièces du décret du 5 novembre 2015. Ni plus, ni moins.
- Sécuriser le risque par une garantie adaptée (caution solidaire, Visale, GLI) en fonction du profil et du bien.
- Évaluer objectivement chaque dossier avec une grille de scoring documentée, et tracer les décisions sur cinq ans.
Le respect de ces principes vous protège juridiquement de la discrimination, augmente la qualité des locataires sélectionnés, et fluidifie tout le cycle locatif jusqu'à la sortie. C'est l'investissement de temps le plus rentable de toute votre gestion locative.