Sommaire
Les charges récupérables sont le sujet sur lequel je me suis le plus fait avoir au début. Pas faute de bonne volonté : faute de savoir que la liste est limitative. Tout ce qui n'y figure pas reste à ma charge, même si le bail dit le contraire, même si le locataire a signé. J'ai mis deux ans à comprendre que le problème n'était pas de calculer juste, mais de savoir quoi mettre dans le calcul.
Ce guide pose donc la liste, les délais puis la méthode, en partant du régime le plus répandu : la provision mensuelle régularisée une fois par an. Si votre bail est meublé ou en colocation, vous avez aussi droit au forfait, que j'ai comparé à la provision dans forfait de charges ou provision puis chiffré dans calculer un forfait de charges.
1. Ce que la loi appelle une charge récupérable
L'article 23 de la loi du 6 juillet 1989 définit les charges récupérables comme des sommes accessoires au loyer principal, exigibles sur justification en contrepartie de trois choses seulement :
- les services rendus liés à l'usage des différents éléments de la chose louée ;
- les dépenses d'entretien courant et les menues réparations sur les éléments d'usage commun ;
- les impositions qui correspondent à des services dont le locataire profite directement.
Les deux mots qui comptent ici sont « sur justification ». Une charge récupérable n'est jamais forfaitairement due : c'est une dépense réelle dont vous devez pouvoir produire la facture. Le reste relève de la propriété du bien et vous appartient.
La liste précise n'est pas laissée à votre appréciation. Elle est fixée par le décret n° 87-713 du 26 août 1987, pris en application de l'article 18 de la loi du 23 décembre 1986. Cette liste est limitative : une clause du bail qui ajouterait un poste serait réputée non écrite. C'est le point que je vois le plus souvent mal compris, y compris par des bailleurs expérimentés.
Cette séparation compte doublement là où le loyer est plafonné : le plafond ne porte que sur le loyer de base, jamais sur les charges, comme je le détaille dans mon article sur l'encadrement des loyers.
1.1 Ne pas confondre deux décrets du même jour
Deux décrets ont été publiés le 26 août 1987 et ils sont régulièrement mélangés.
- Le décret n° 87-713 fixe la liste des charges récupérables : des dépenses que vous avancez puis refacturez.
- Le décret n° 87-712 fixe la liste des réparations locatives : des travaux d'entretien que le locataire exécute lui-même, à ses frais, sans passer par vous.
Remplacer un joint de robinet relève du second texte, pas du premier : vous ne « récupérez » rien là-dessus, vous ne payez simplement pas. La confusion devient coûteuse à l'état des lieux de sortie, quand il faut décider qui supporte quoi.
2. La liste du décret, rubrique par rubrique
L'annexe du décret organise les charges en huit rubriques. Voici ce que chacune autorise réellement.
| Rubrique de l'annexe | Ce qui se récupère |
|---|---|
| I. Ascenseurs et monte-charge | Électricité, exploitation, entretien courant, menues réparations |
| II. Eau froide, eau chaude et chauffage collectif | Consommation, redevance d'assainissement, combustible, entretien courant |
| III. Installations individuelles | Chauffage individuel et production d'eau chaude : exploitation, entretien, réglages |
| IV. Parties communes intérieures | Électricité, produits d'entretien, nettoyage, menues réparations |
| V. Espaces extérieurs | Électricité, carburant, engrais et graines, entretien des allées et espaces verts |
| VI. Hygiène | Sacs et fournitures d'élimination des rejets, désinsectisation, vidange des fosses |
| VII. Équipements divers du bâtiment | Ventilation mécanique, ramonage, interphone, antenne collective |
| VIII. Impositions et redevances | Taxe ou redevance d'enlèvement des ordures ménagères, taxe de balayage |
Le même mot revient dans presque toutes les rubriques : entretien courant. C'est la clé de lecture du décret. Le fonctionnement se récupère, le renouvellement non. Le nettoyage de la cage d'escalier se récupère, sa rénovation non. L'entretien annuel de la chaudière se récupère, son remplacement non : la frontière est détaillée dans le guide de l'entretien de chaudière.
2.1 Le cas particulier du gardien
Le gardien provoque le plus d'erreurs, parce que sa rémunération ne se récupère jamais en totalité. L'article 2 du décret fixe deux taux selon le contenu de son contrat de travail.
Un employé d'immeuble, lui, se récupère à 100 % dès lors que son contrat porte sur l'entretien des parties communes ou sur l'élimination des rejets. La différence entre les deux statuts vaut donc jusqu'à 25 points de refacturation. Le décompte du syndic la précise, il faut le lire.
2.2 Ce qui ne se récupère jamais
Trois postes méritent une mention, parce qu'ils arrivent sur des documents que le locataire voit passer.
La taxe foncière reste intégralement à votre charge. Seule la taxe d'enlèvement des ordures ménagères, qui figure sur le même avis, se refacture. C'est la frontière la plus mal connue du sujet, détaillée dans le guide de la taxe foncière ; la mensualisation de la taxe foncière évite au passage le trou de trésorerie d'octobre.
Les honoraires de syndic n'apparaissent dans aucune rubrique de l'annexe, y compris pour la part qui porte sur la gestion des postes récupérables.
L'assurance de l'immeuble et votre assurance propriétaire non occupant restent pour vous : le locataire assure son logement, vous assurez votre bien.
Ces dépenses ne sont pas perdues pour autant. Au régime réel, elles se déduisent de vos revenus fonciers et peuvent créer un déficit foncier. C'est un argument qui pèse quand on hésite entre le micro et le réel : plus la part non récupérable est lourde, plus le réel devient intéressant.
3. Provision ou forfait : ce que votre bail autorise
Le mode de facturation n'est pas un choix libre, il dépend du type de bail.
La provision sur charges est le régime de droit commun. C'est aussi le seul mode autorisé en location vide. Vous demandez chaque mois une somme estimée à partir du budget prévisionnel de la copropriété et des résultats de l'exercice précédent, puis vous l'ajustez une fois par an. La régularisation annuelle n'est pas une faculté : elle est inscrite à l'article 23.
Le forfait de charges est un montant fixe qui ne se régularise jamais. Il n'est permis que dans deux cas précis :
- en location meublée à titre de résidence principale, par l'article 25-10 de la loi de 1989 ;
- en colocation, par l'article 8-1 de la même loi, quel que soit le caractère meublé du logement.
Dans ces deux cas, la loi pose la même limite : le forfait ne peut pas être manifestement disproportionné au regard des charges dont le locataire (ou le cas échéant le précédent locataire) aurait été redevable. Un forfait gonflé se fait réduire par le juge. Un forfait sous-évalué reste définitivement à votre charge, puisqu'il ne donne droit à aucun complément. Les règles propres à la colocation vont bien plus loin que les charges : je les ai rassemblées dans le guide de la colocation. Celles du meublé tiennent dans le guide du bail meublé.
Dans tous les cas, le montant de la provision doit rester réaliste. Une provision volontairement basse pour afficher un loyer charges comprises attractif se retourne contre vous : le rattrapage annuel passe mal et une provision jamais régularisée se défend mal dans un dossier de recouvrement.
4. La régularisation annuelle, étape par étape
Régulariser consiste à comparer les provisions versées et le coût réel des charges récupérables, puis à solder la différence. L'opération se fait au moins une fois par an, en général après l'arrêté des comptes de la copropriété.
- Additionner les provisions versées par le locataire sur la période concernée.
- Isoler les charges récupérables dans le décompte du syndic ou dans vos factures, en écartant poste par poste ce qui n'y figure pas.
- Appliquer la clé de répartition du lot, puis au prorata des jours d'occupation si le locataire est entré ou sorti en cours d'année.
- Solder la différence : le locataire verse le complément si les charges dépassent les provisions, vous remboursez le trop-perçu dans le cas inverse.
L'exemple ci-dessus porte le réflexe que beaucoup oublient : un rattrapage doit entraîner un réajustement de la provision pour l'exercice suivant. Sinon le même écart se reproduit et le locataire reçoit un appel surprise tous les douze mois.
4.1 Les quatre délais à ne pas rater
Un mois avant la régularisation, vous devez communiquer au locataire le décompte par nature de charges ainsi que, dans un immeuble collectif, le mode de répartition entre les locataires. Ce n'est pas une politesse, c'est une condition d'exigibilité.
Pendant six mois à compter de l'envoi de ce décompte, vous tenez les pièces justificatives à la disposition du locataire dans des conditions normales. Depuis 2015, il peut demander que le récapitulatif lui soit transmis par voie dématérialisée ou postale. Un décompte consultable poste par poste dans un espace locataire désamorce beaucoup de ces demandes avant qu'elles arrivent.
Si la régularisation n'a pas été faite avant la fin de l'année civile qui suit celle de l'exigibilité des charges, le locataire peut exiger de payer son rattrapage étalé sur douze mois. Votre retard lui offre un crédit gratuit d'un an.
La prescription est de trois ans à compter du jour où vous avez connu ou auriez dû connaître les faits permettant d'agir, en application de l'article 7-1 de la loi de 1989. Passé ce délai, l'arriéré est définitivement perdu. La même règle joue dans l'autre sens : un locataire a trois ans pour réclamer un trop-perçu. L'article 23 complet et la fiche charges locatives de service-public reprennent ces quatre délais.
5. Sur la quittance : loyer, charges et parfois une 3e ligne
Sur chaque quittance, la loi impose de distinguer la part loyer et la part charges. Ce n'est pas cosmétique : le dépôt de garantie se calcule sur le loyer hors charges, la révision par l'IRL aussi. Les provisions ne s'indexent jamais, ce qui veut dire que le chiffre du 3e trimestre 2026 ne les concerne pas. Un modèle conforme est disponible sur la page quittance de loyer.
Il existe une troisième ligne que peu de bailleurs connaissent. Après des travaux d'économie d'énergie, l'article 23-1 de la loi de 1989 et le décret n° 2009-1439 autorisent une contribution du locataire au partage des économies de charges. Elle est plafonnée à la moitié de l'économie d'énergie estimée, versée pendant quinze ans au maximum. Elle doit apparaître sur une ligne distincte de la quittance intitulée « contribution au partage de l'économie de charges ». L'ANIL en détaille les conditions. C'est le seul mécanisme qui permette de faire participer un locataire à des travaux. Il n'a de sens que dans la logique de sortie de passoire thermique décrite dans mon guide du DPE.
C'est ce travail de séparation qu'un logiciel de gestion locative fait sans y penser. RentLabs garde le loyer et les provisions sur deux lignes de quittance, cumule les provisions encaissées bail par bail puis sort le décompte à envoyer un mois avant la régularisation. Vous automatisez l'émission des quittances et il ne vous reste que le calcul du solde annuel. Un tableur y arrive aussi à condition de ne jamais se tromper de ligne : j'ai comparé les deux approches dans RentLabs face à Excel.
6. Les charges au départ du locataire
Le départ est le moment où une régularisation mal tenue se paie comptant : les comptes de la copropriété ne sont presque jamais arrêtés au jour de la remise des clés. La loi prévoit la solution. En copropriété, vous pouvez conserver une provision plafonnée à 20 % du dépôt de garantie jusqu'à l'arrêté annuel des comptes de l'immeuble. Dans le mois qui suit cet arrêté, vous régularisez puis vous restituez le solde. Le reste du dépôt, lui, suit les délais habituels d'un ou deux mois selon l'état des lieux de sortie, détaillés dans le guide du dépôt de garantie.
Deux précisions. Cette retenue de 20 % est un plafond justifié par documents, pas un droit automatique. Et elle n'existe qu'en copropriété : ni maison individuelle, ni immeuble que vous détenez en entier.
7. Les cinq erreurs qui coûtent cher
- Ne pas régulariser du tout. C'est soit de l'argent perdu, soit une dette qui gonfle jusqu'à devenir inencaissable, avec en prime le droit pour le locataire d'étaler le paiement sur douze mois.
- Refacturer un poste absent du décret. Un ravalement, un remplacement d'équipement ou des honoraires de syndic sont remboursables sur simple demande.
- Recopier le décompte du syndic tel quel. Il mélange le récupérable et le reste : le trier ligne par ligne est le vrai travail de la régularisation.
- Envoyer le décompte avec l'appel de fonds. Le mois d'avance n'est pas facultatif. Un rattrapage réclamé sans décompte préalable se conteste.
- Transposer ce mécanisme à un emplacement de stationnement. Il n'y a ni eau ni chauffage à régulariser. La facturation obéit à des règles propres détaillées dans mon article sur la TVA sur un parking loué.
- Confondre les charges de copropriété et les charges récupérables. Le syndic vous appelle la totalité, vous n'en récupérez qu'une part : c'est tout l'objet de mon guide de la copropriété pour le bailleur.
- Oublier de réajuster la provision. Une provision figée depuis cinq ans produit un rattrapage croissant chaque année.
Bien tenues, ces charges ne sont pas une corvée mais un poste comptable d'une heure par an. Une charge non récupérée pèse directement sur votre rentabilité locative nette et sur la trésorerie que vous pouvez projeter avec le calculateur de rendement locatif. Pour qui débute, le socle est rassemblé dans le guide du bailleur particulier ; pour qui gère au compte de tiers, la régularisation est le pic de l'année que le guide pour digitaliser une petite agence et le comparatif des logiciels apprennent à absorber.
Questions fréquentes
Peut-on récupérer la taxe foncière auprès du locataire ?
Non. La taxe foncière reste intégralement à la charge du propriétaire. Seule la taxe ou redevance d'enlèvement des ordures ménagères, qui figure sur le même avis d'imposition, est récupérable au titre de la rubrique VIII du décret du 26 août 1987.
La régularisation annuelle des charges est-elle obligatoire ?
Oui, dès lors que le bail prévoit des provisions sur charges. L'article 23 de la loi du 6 juillet 1989 impose une régularisation au moins annuelle. Seul le forfait de charges, réservé au meublé et à la colocation, en dispense puisqu'il ne donne jamais lieu à complément.
Combien de temps puis-je réclamer un arriéré de charges ?
Trois ans, en application de l'article 7-1 de la loi de 1989. Le délai court à compter du jour où vous avez connu ou auriez dû connaître les faits vous permettant d'agir. Passé ce délai, la créance est éteinte. Le locataire dispose du même délai pour réclamer un trop-perçu.
Combien de temps dois-je garder les justificatifs à disposition du locataire ?
Six mois à compter de l'envoi du décompte. Pendant cette période, le locataire doit pouvoir consulter les pièces justificatives dans des conditions normales. Il peut aussi demander que le récapitulatif lui soit transmis par voie dématérialisée ou par courrier.
Le locataire peut-il refuser de payer un rappel de charges ?
Il peut le contester s'il n'est pas justifié. Vous devez lui avoir transmis le décompte par nature de charges un mois avant la régularisation puis lui laisser l'accès aux justificatifs. Si la régularisation n'a pas été faite avant la fin de l'année civile suivante, il peut de plein droit étaler le paiement sur douze mois.
Que deviennent les charges au départ du locataire ?
Vous régularisez sur la période réellement occupée, au prorata des jours. En copropriété, la loi vous autorise à conserver une provision plafonnée à 20 % du dépôt de garantie jusqu'à l'arrêté annuel des comptes de l'immeuble, puis à solder dans le mois qui suit.
Les charges non récupérables sont-elles déductibles ?
Oui, au régime réel. Les honoraires de syndic, l'assurance propriétaire non occupant, la taxe foncière et les travaux qui ne relèvent pas de l'entretien courant se déduisent de vos revenus fonciers et peuvent générer un déficit foncier.
En résumé
- La liste des charges récupérables est limitative : décret n° 87-713 du 26 août 1987, huit rubriques, aucune clause de bail ne peut l'étendre.
- La TEOM est récupérable, la taxe foncière ne l'est pas, pas plus que les honoraires de syndic ni l'assurance de l'immeuble.
- Le gardien se récupère à 75 % s'il assure l'entretien des parties communes et l'élimination des rejets, à 40 % pour une seule de ces deux tâches.
- Avec des provisions, la régularisation annuelle est obligatoire ; le forfait n'existe qu'en meublé (article 25-10) et en colocation (article 8-1).
- Quatre délais : 1 mois pour le décompte préalable, 6 mois de justificatifs, 12 mois d'étalement si vous avez tardé, 3 ans de prescription.
- Au départ du locataire en copropriété, vous pouvez retenir au maximum 20 % du dépôt de garantie jusqu'à l'arrêté des comptes.
- Les charges non récupérables se déduisent au régime réel : elles ne sont pas perdues, elles changent de case.
Fixez des provisions réalistes, triez le décompte du syndic poste par poste, envoyez le décompte un mois avant et gardez loyer et charges séparés sur chaque quittance. Si vous hésitez sur l'outil, mon article sur le choix entre gratuit et payant pose la question par le coût d'un oubli plutôt que par celui de l'abonnement. Pour quittancer, suivre vos encaissements puis préparer vos régularisations sans tableur, créez votre compte propriétaire RentLabs et pilotez toute votre gestion locative au même endroit.