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Quand je regarde un mandat de gestion qu'un cabinet me montre, je commence par la fin. Je cherche la signature, la date et le numéro d'inscription. Neuf fois sur dix, le fond est correct. C'est la forme qui manque. C'est elle qu'un juge ou un agent de la DGCCRF regarde en premier.
Un mandat de gestion n'est pas un simple bon de commande entre un propriétaire et un cabinet. C'est le document qui dit ce que vous avez le droit de faire de l'argent d'un autre. La loi le sait et elle l'encadre de près. Il se trouve pourtant dans cette matière beaucoup de textes cités à côté de leur sujet : l'article 72 du décret de 1972, qu'on voit partout, concerne les mandats de transaction et non ceux de gestion. J'ai relu les textes un par un avant d'écrire cet article. Je vous dis où chacun s'applique.
Je pars d'un principe : un mandat doit tenir devant un contrôle et devant un propriétaire de mauvaise humeur. Si vous gérez des lots pour des tiers, voici ce qu'il faut qu'il contienne, ce qui vous protège en plus et la façon dont je le fais dans RentLabs. Si vous êtes un bailleur qui confie son bien et que vous voulez savoir ce qu'un bon mandat doit vous garantir, la lecture reste utile : elle vaut aussi comme une grille de contrôle de ce que vous avez signé.
1. Les textes qui encadrent un mandat de gestion
Deux textes portent l'essentiel : la loi Hoguet du 2 janvier 1970 et son décret d'application du 20 juillet 1972. Le Code civil complète l'ensemble avec le droit commun du mandat.
1.1 La loi : l'article 6
L'article 6 de la loi Hoguet pose le principe : les conventions conclues avec un intermédiaire doivent être écrites. Il renvoie à un décret pour dire trois choses : comment l'intermédiaire reçoit, verse ou remet des fonds, comment il rend compte et comment sa rémunération est fixée et supportée. Quand le mandat contient une clause d'exclusivité, il doit en plus détailler les actions que le mandataire s'engage à réaliser et la périodicité de ses comptes rendus.
1.2 Le décret : les articles 64 à 67 pour la gestion
Le chapitre VI du décret du 20 juillet 1972 s'intitule « Dispositions particulières à la gestion immobilière et aux fonctions de syndic de copropriété » et court des articles 64 à 71. C'est lui qui concerne votre mandat de gestion.
| Texte | Ce qu'il impose | Pour quel mandat |
|---|---|---|
| Loi Hoguet, art. 6 | Un écrit, les règles sur les fonds, la reddition de comptes et la rémunération | Tous |
| Décret, art. 64 | Pouvoirs précisés et autorisation expresse de recevoir des fonds | Gestion |
| Décret, art. 65 | Registre des mandats, numéro reporté sur l'exemplaire du mandant | Gestion |
| Décret, art. 66 | Reddition de comptes au moins annuelle, aucune autre rémunération | Gestion |
1.3 L'erreur que je vois le plus souvent : l'article 72
Les articles 72 et 73 du décret visent le titulaire de la carte « Transactions sur immeubles et fonds de commerce ». Ils parlent de l'objet du mandat, de son registre et de la rémunération pour une vente ou une location négociée. Beaucoup de modèles de mandat de gestion les citent par habitude. Citez plutôt les articles 64 à 66 : ce sont ceux qui s'appliquent à votre activité. Un contrôleur le remarque.
Si vous exercez aussi la transaction, vous tenez donc deux logiques de mandat à la fois. Dans ce cas je sépare les deux modèles : un contrat qui mélange les références ne rend service à personne.
2. Les cinq mentions de fond
Voici ce que je vérifie dans l'ordre, sur chaque mandat de gestion que je relis.
2.1 Un écrit, signé et daté
L'article 64 du décret exige un mandat écrit. La signature et la date ne sont pas des détails : dans l'affaire que la Cour de cassation a tranchée en 2017 (voir plus bas), le point de départ du litige était précisément des mandats envoyés pour signature, jamais signés ni datés. Le cabinet avait géré pendant huit ans sur cette base.
2.2 L'étendue des pouvoirs
Le mandat doit préciser jusqu'où va le mandataire. Encaisser les loyers ? Signer les baux ? Engager des travaux ? Jusqu'à quel montant sans demander l'accord du propriétaire ? Le texte dit que le titulaire « doit détenir un mandat écrit qui précise l'étendue de ses pouvoirs ». Une formule vague du type « gère le bien en bon père de famille » ne répond à rien.
Je recommande une liste de pouvoirs cochés un par un. J'y ajoute un plafond de travaux chiffré au-delà duquel l'accord du propriétaire est requis. C'est un choix de rédaction et non une obligation légale, mais c'est ce qui évite la dispute classique de la facture de plomberie à trois mille euros.
2.3 L'autorisation expresse de recevoir des fonds
C'est la mention la plus oubliée. Le même article 64 veut que le mandat « autorise expressément » le mandataire à recevoir des biens, sommes ou valeurs. Loyers, charges, indemnités d'occupation, cautionnements : si le mandat n'en parle pas, votre cabinet encaisse sans en avoir le droit écrit.
Une exception existe : le syndic qui représente lui-même la personne morale administrée n'a pas besoin de ce mandat écrit pour recevoir les fonds de la copropriété. Pour un lot loué à un tiers, elle ne joue pas.
2.4 La rémunération et rien d'autre
L'article 66 interdit au mandataire de demander ou de recevoir, directement ou indirectement, une autre rémunération que celle prévue au mandat. La conséquence pratique est simple : tout ce que vous facturez doit être écrit avant. Honoraires de gestion courante, mise en location, état des lieux, suivi de travaux, contentieux : un barème complet annexé au mandat vous protège autant que le propriétaire.
L'ANIL rappelle aux bailleurs que le mandat est écrit, que les honoraires sont libres mais affichés et que l'administrateur répond de ses fautes. La loi ajoute à l'article 6 que le mandat doit dire quelle partie supporte la rémunération. Pour la mise en location d'un logement, c'est aussi ce qui sépare la part bailleur de la part locataire, que j'explique dans mon article sur l'alternative à l'agence immobilière du point de vue du propriétaire.
2.5 La reddition de comptes
Le mandat « précise les conditions de la reddition de comptes qui doit intervenir au moins tous les ans » (article 66). C'est un plancher. Derrière, le Code civil pose une règle d'ordre public : selon l'article 1993, tout mandataire est tenu de rendre compte de sa gestion. Dans la pratique, la plupart des cabinets envoient un compte rendu mensuel ou trimestriel, parce qu'un propriétaire qui attend douze mois pour savoir où est son argent appelle avant.
3. Le registre des mandats et le numéro d'inscription
L'article 65 impose au titulaire de la carte de tenir sous sa responsabilité un registre des mandats, conforme à un modèle fixé par arrêté. Les mandats y sont mentionnés par ordre chronologique. Le numéro d'inscription est reporté sur l'exemplaire du mandat que garde le mandant. Le registre est coté et relié à l'avance. Il peut être tenu sous forme électronique.
3.1 Pourquoi le numéro vient avant la signature
Voilà un piège d'organisation. Si vous numérotez après la signature, l'exemplaire signé par le propriétaire ne porte pas son numéro. Il faut donc attribuer le numéro avant et l'imprimer sur le document que les parties vont signer. Le mandat ne produit ses effets qu'une fois signé.
C'est exactement la séparation en deux temps que j'ai codée dans RentLabs. Le numéro se présente sous la forme année puis rang, par exemple 2026-0001. Il est attribué côté serveur, dans une transaction sur un compteur, jamais par le navigateur : deux onglets ouverts en même temps ne peuvent pas obtenir le même numéro. Si la signature est abandonnée, la ligne reste au registre avec son mandat en projet. On n'efface rien et on ne renumérote pas, comme sur un registre papier.
3.2 Combien de temps conserver
L'article 72 prévoit dix ans de conservation des mandats et du registre, mais il vise la carte Transactions. Pour la gestion, je n'ai pas trouvé de durée équivalente dans les articles 64 à 71. Par prudence, je garde dix ans : l'archive coûte presque rien et une prescription mal calculée coûte cher. C'est un choix de ma part et non une obligation que je citerais.
4. Ce que risque un mandat irrégulier
La question qu'on me pose le plus : « mon mandat est nul s'il manque une mention ? ». La réponse a changé en 2017.
4.1 De la nullité absolue à la nullité relative
Dans son arrêt de la première chambre civile du 20 septembre 2017 (n° 16-12.906, publié au Bulletin), la Cour de cassation rappelle que les exigences de forme du mandat de gestion étaient jusque-là sanctionnées par une nullité absolue. Elle juge désormais que lorsque le formalisme protège seulement le mandant dans ses rapports avec le mandataire, sa violation entraîne une nullité relative. Elle peut être couverte par une ratification ultérieure des actes de gestion.
Dans l'affaire jugée, des héritiers réclamaient la restitution de huit ans d'honoraires parce que les mandats n'étaient ni signés ni datés. La Cour a rejeté leur demande : ils avaient poursuivi la relation sans protester, reçu des comptes rendus détaillés et mis fin à la mission selon les formes prévues par les mandats. Ils avaient donc ratifié la gestion.
4.2 Ce que j'en retiens
Le cabinet a gagné, mais il a gagné de justesse et après un procès. Je ne bâtirais jamais une pratique sur l'espoir qu'un propriétaire ratifiera. Ce que cet arrêt montre surtout, c'est le rôle des comptes rendus : ce sont eux qui ont sauvé le cabinet, parce qu'ils prouvaient que le propriétaire savait ce qui se passait. Un compte rendu envoyé chaque mois est la meilleure assurance qu'un mandataire puisse se payer.
Soyons clairs sur ce que ce texte ne dit pas. Il ne vous dispense de rien : le mandataire qui n'a pas de mandat valable s'expose à la restitution de ses honoraires, à des sanctions administratives et à une perte de confiance que rien ne répare. L'obligation d'avoir un écrit reste entière.
5. Les clauses que la loi n'impose pas et que j'ajoute
Tout ce qui suit est du choix contractuel. Rien n'est obligatoire, mais chaque clause répond à un conflit que j'ai vu naître ou que les cabinets me décrivent.
5.1 Durée, reconduction et préavis
Le mandat doit dire combien de temps il dure, s'il se reconduit tacitement et quel préavis chacun doit respecter. Sans cela, le propriétaire qui veut partir et le cabinet qui veut le retenir n'ont aucune règle commune. J'inscris ces trois valeurs en clair, avec une date d'effet distincte de la date de signature. Un propriétaire qui change d'avis rattrape le sujet dans mon guide sur la gestion locative sans agence.
5.2 Le périmètre des honoraires
Un taux de gestion sans assiette est une invitation au litige. Précisez s'il s'applique au loyer hors charges ou charges comprises, s'il est exprimé hors taxes ou TTC. Dites enfin s'il s'indexe. Un taux annoncé TTC se convertit en hors taxes par division et jamais par majoration : se tromper de sens change le montant de vingt pour cent.
Précisez aussi ce qui n'entre pas dans l'assiette. Le dépôt de garantie en fait partie : c'est une somme que vous détenez pour le compte du locataire, pas un revenu du propriétaire. Prélever un pourcentage dessus reviendrait à facturer un service sur de l'argent qui ne fait que transiter. Le sujet du dépôt est détaillé dans mon guide de la restitution du dépôt de garantie.
5.3 Le rythme de reversement
Mensuel ou trimestriel, puis le jour du mois. C'est la clause que les propriétaires lisent le plus attentivement, parce qu'elle décide quand l'argent arrive sur leur compte.
5.4 L'exclusivité et ses contreparties
Si le mandat est exclusif, la loi veut que vous listiez les actions que vous vous engagez à réaliser et la périodicité de vos comptes rendus. Un mandat exclusif sans cette liste est un mandat fragile. Pour un lot en colocation ou en commerce, la liste est plus longue : renvoyez à l'article correspondant, comme mon guide de la colocation ou celui du bail commercial, plutôt que de tout recopier dans le mandat.
5.5 Le sort du mandat en cas de vente
Que se passe-t-il quand le propriétaire vend le bien ? Le mandat prend-il fin à la vente ou à l'acte ? Je l'écris, parce que c'est précisément là que les tensions apparaissent.
6. Les fonds du propriétaire : où ils passent
Le mandat autorise à recevoir des fonds. Encore faut-il savoir où les mettre.
6.1 Un compte par mandant dans le régime de la consignation
Quand la garantie financière est donnée par consignation, l'article 71 exige que les versements soient faits sur un compte ouvert au nom de chaque mandant (ou de chaque indivision) auprès d'un établissement de crédit ou de la Caisse des dépôts et consignations. Les sommes reçues doivent y être versées dans les trois jours francs. Selon la DGCCRF, la garantie financière n'est pas requise si le titulaire déclare ne détenir aucun fonds en dehors de sa rémunération.
6.2 Les loyers d'avance et les versements à l'entrée
L'article 67 limite les loyers payés d'avance entre les mains d'un mandataire : pas plus que le loyer de la période si elle ne dépasse pas trois mois, avec des plafonds différents pour les périodes plus longues. Les versements ne peuvent pas être acceptés plus de trois mois avant l'entrée dans les lieux ou la remise des clés. Le propriétaire doit en être informé par lettre recommandée ou par écrit contre récépissé, dans les huit jours suivant la remise des fonds pour une location nouvelle.
Ce dernier délai de huit jours est celui que je vois le plus souvent oublié. Il se règle avec un simple modèle de courrier prévu dans le dossier d'entrée du locataire.
7. Ce que j'ai bâti dans RentLabs pour ce mandat
Je gère moi-même mes biens et je construis RentLabs pour que des cabinets n'aient pas à bricoler leur registre dans un tableur. Voici ce que fait l'application, sans enjoliver.
Un mandat en projet avant l'inscription. On le prépare, on le corrige, on l'imprime. Le numéro n'existe pas encore tant qu'on n'inscrit pas.
L'inscription fige tout. Après elle, le mandat ne se modifie plus. Ce qui change passe par un avenant, qui laisse une trace datée du changement. C'est la raison d'être de l'étape de projet qui précède.
Signature en ligne ou papier. Le gestionnaire peut inscrire un mandat signé sur papier. Il peut aussi lancer une signature électronique. Dans les deux cas le même compteur est consommé. Le scan du mandat signé est facultatif à l'inscription : exiger le fichier bloquerait le registre sur un problème de scanner. Quand il est joint, il se range dans les documents du cabinet et le propriétaire le voit dans son espace.
Les champs que j'ai listés plus haut. Durée, reconduction tacite, préavis, taux et assiette des honoraires, plafond de travaux, périodicité de reversement, exclusivité, fin en cas de vente. Le barème des prestations s'ouvre avec les libellés habituels (mise en location, états des lieux, relocation, suivi de travaux, contentieux, déclaration de revenus fonciers) mais sans aucun tarif : c'est à vous de remplir les vôtres. Une ligne laissée vide ne s'imprime pas. Je préfère un barème incomplet à un tarif inventé sur lequel un propriétaire aurait signé.
Un compte rendu de gestion par mandat et par mois. Il reprend les encaissements du mois (loyers et revenus de séjour, jamais le dépôt de garantie), les honoraires avec leur base, leur taux et la TVA, les charges réglées pour le compte du propriétaire et le solde qui lui revient. Il porte la référence du mandat, ce qui permet de le retrouver au registre. Il annonce vos honoraires sans les facturer : la facture reste due au propriétaire.
L'offre pour les cabinets s'appelle Professionnel et elle se demande depuis la page professionnels, sans limite de biens. Si vous démarrez avec un portefeuille réduit, regardez d'abord ce que couvrent les fonctionnalités. Et si votre question est celle du choix de l'outil, ma comparaison des logiciels de gestion locative pose les critères, pendant que mon guide pour digitaliser une petite agence dit par où commencer.
Pour un propriétaire, la même logique s'applique en sens inverse : demandez à voir le numéro d'inscription, les pouvoirs écrits et la reddition de comptes. Vous pouvez aussi proposer à votre cabinet un espace en ligne pour ses mandants, ce qui rend les comptes rendus consultables à tout moment.
Questions fréquentes
Faut-il un mandat écrit pour gérer le bien d'un propriétaire ? Oui. L'article 6 de la loi Hoguet exige un écrit et l'article 64 du décret de 1972 veut un mandat qui précise l'étendue des pouvoirs et autorise expressément la réception de fonds. Seul le syndic qui représente lui-même la personne morale administrée en est dispensé pour ce point.
L'article 72 du décret s'applique-t-il à un mandat de gestion ? Non. D'après la version en vigueur, il vise le titulaire de la carte « Transactions sur immeubles et fonds de commerce ». Pour la gestion, ce sont les articles 64 à 71 du chapitre VI qui comptent.
Un mandat de gestion oublié au registre est-il nul ? Je n'ai pas trouvé de texte qui prononce lui-même cette nullité pour la gestion. La Cour de cassation traite les défauts de forme comme une nullité relative depuis 2017, donc susceptible de ratification. Ne comptez pas dessus : numérotez avant la signature et gardez le numéro sur l'exemplaire du mandant.
À quelle fréquence faut-il envoyer un compte rendu de gestion ? Au minimum une fois par an selon l'article 66. Le mandat fixe la périodicité réelle. Avec une clause d'exclusivité la loi vous oblige à la préciser. Beaucoup de cabinets choisissent le mois ou le trimestre.
Puis-je facturer des honoraires qui ne figurent pas au mandat ? Non. L'article 66 interdit de demander ou de recevoir une autre rémunération que celle prévue au mandat. Un acte non listé se négocie par avenant écrit avant d'être facturé.
Le propriétaire peut-il me demander de lui restituer mes honoraires ? C'est ce qu'ont tenté des héritiers en 2017 pour des mandats non signés. La Cour de cassation a refusé parce qu'ils avaient ratifié la gestion en la poursuivant. Un autre propriétaire, sans comptes rendus à l'appui, aurait pu obtenir une autre issue : ne jouez pas à cela.
Où conserver le registre : papier ou électronique ? L'article 65 admet un registre électronique. Il doit rester coté et relié à l'avance, avec les mandats inscrits par ordre chronologique et des numéros qui ne se réécrivent pas.
En résumé
- Pour la gestion, les textes à citer sont l'article 6 de la loi Hoguet et les articles 64 à 67 du décret de 1972. L'article 72 concerne la transaction.
- Un mandat valable est écrit, signé et daté, précise les pouvoirs et autorise expressément la réception de fonds.
- Aucune rémunération hors mandat : tout ce que vous facturez s'écrit avant.
- Le numéro d'inscription se reporte sur l'exemplaire du mandant : on l'attribue avant la signature.
- Depuis 2017, les défauts de forme relèvent d'une nullité relative qui peut être couverte. Le compte rendu mensuel est ce qui vous protège le mieux.
- Les fonds se versent sur le compte du mandant dans les trois jours francs (régime de la consignation) et le propriétaire est informé des versements d'entrée sous huit jours.
- Durée, préavis, plafond de travaux et rythme de reversement ne sont pas imposés : je les écris quand même.
Pour aller plus loin côté professionnels, voyez le guide de la digitalisation d'une petite agence et, côté propriétaire, la procédure d'impayé que le cabinet doit savoir conduire pour votre compte. Si vous gérez un patrimoine familial en société, le cas d'une SCI change quelques règles du jeu. Et pour tester le produit sur un premier bien, vous pouvez créer un compte gratuit, sans carte bancaire.
Photo de couverture : Annika Wischnewsky sur Unsplash