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La plupart des bailleurs qui cherchent un état des lieux de sortie à imprimer ont un rendez-vous dans les jours qui viennent. Ils ne veulent pas un cours de droit, ils veulent une feuille qui tienne la route devant le locataire. Alors je commence par là : la trame ci-dessous, puis la méthode pour la remplir, puis ce qu'on fait des écarts.
Ce guide traite uniquement la sortie. Si votre question porte sur l'entrée, sur les délais de complément ou sur les frais d'un commissaire de justice en détail, mon guide complet de l'état des lieux les couvre. Ici je pars du principe que l'état des lieux d'entrée existe et qu'il va servir de référence.
1. Le formulaire à imprimer : la trame que j'utilise
Un état des lieux de sortie n'est pas un document libre. Il doit être établi sous la même forme que celui d'entrée. Le site service-public.fr (fiche sur l'état des lieux de sortie) l'écrit sans détour : il peut s'agir d'un document unique avec une colonne « à l'entrée du locataire » et une colonne « à la sortie du locataire » ou de deux documents distincts de présentation similaire. Je préfère le document unique, parce que l'écart saute aux yeux sans qu'on ait à retourner une page.
Voici la trame de la page d'identification, que vous recopiez en tête de feuille.
| Mention en tête de document | Ce que vous y écrivez |
|---|---|
| Type et date | « État des lieux de sortie » et la date du jour |
| Logement | Adresse complète, étage, numéro de lot, cave et parking compris |
| Bailleur et mandataire | Nom et domicile du bailleur, puis du mandataire s'il y en a un |
| Locataire | Nom puis surtout sa nouvelle adresse |
| État des lieux d'entrée | Sa date, que l'on recopie du document d'origine |
La nouvelle adresse du locataire n'est pas une politesse. Elle fait partie des mentions de sortie et elle vous protège : le retard de restitution du dépôt ne vous est pas reproché quand le locataire ne l'a pas communiquée à la remise des clés.
Vient ensuite le corps du formulaire, pièce par pièce. Reprenez exactement les pièces et les éléments de l'état des lieux d'entrée, dans le même ordre.
| Élément | À l'entrée | À la sortie | Observation |
|---|---|---|---|
| Sol | Parquet, bon état | À remplir devant le locataire | Rayures, taches, lames gonflées |
| Murs | Peinture claire, état d'usage | À remplir devant le locataire | Trous, marques, peinture écaillée |
| Plafond | Bon état | À remplir devant le locataire | Fissures, traces d'humidité |
| Fenêtre et volet | Fonctionnent | À remplir devant le locataire | Joints, poignées, manivelle |
| Prises et interrupteurs | Complets | À remplir devant le locataire | Cache cassé, prise arrachée |
| Radiateur | Bon état | À remplir devant le locataire | Fuites, vanne bloquée |
La colonne « À l'entrée » de l'exemple est volontairement remplie pour montrer le principe : on recopie l'ancien état, on ne le réécrit pas de mémoire. C'est la seule façon de comparer honnêtement.
Si vous préférez un document déjà mis en page, mon modèle d'état des lieux gratuit reprend cette trame, avec les deux colonnes et les rubriques de compteurs et de clés. Vous le téléchargez puis vous l'imprimez en deux exemplaires.
1.1 Les trois blocs qui ne sont pas des pièces
Une feuille de pièces ne suffit pas. Trois blocs complètent le corps du document et ce sont eux que l'on oublie.
Les compteurs. Eau, électricité et gaz s'il y en a. Notez le numéro du compteur, le chiffre et photographiez le cadran, pas seulement le chiffre recopié. Ces relevés servent à clôturer les contrats de fourniture et à trancher les litiges sur les consommations individuelles. Sur les charges collectives, le raisonnement est différent : je l'explique dans mon guide des charges récupérables.
Les clés et moyens d'accès. Clé de porte, clé de boîte aux lettres, clé de cave, badge d'immeuble, télécommande de garage : chacun compté, avec un total qui doit tomber juste à la sortie. Notez aussi le nombre d'exemplaires remis à l'entrée, sinon vous ne saurez pas s'il en manque.
Les signatures. Les deux parties ou leurs mandataires signent. Un état des lieux non signé pèse peu le jour où il est contesté.
2. Ce que la loi impose de faire figurer
Le contenu minimal d'un état des lieux de sortie découle de la loi du 6 juillet 1989 et du décret n° 2016-382 du 30 mars 2016. Service-public en donne la liste, que je reprends telle quelle parce qu'elle sert de check-list.
Doivent y figurer :
- le type d'état des lieux (sortie) et sa date ;
- la localisation du logement ;
- l'identité du locataire et du bailleur avec le domicile du bailleur ;
- le nom et le domicile des éventuels mandataires ;
- les relevés des compteurs individuels d'eau ou d'énergie ;
- la remise des clés ou autres moyens d'accès ;
- l'état, pour chaque pièce, des sols, murs, plafonds, équipements et meubles, avec des observations ou des images possibles ;
- les signatures des parties ou de leurs mandataires ;
- la nouvelle adresse du locataire ;
- la date de l'état des lieux d'entrée et, le cas échéant, les évolutions constatées depuis.
Les deux dernières lignes sont propres à la sortie. Ce sont celles qui comptent le plus : sans la date de l'état des lieux d'entrée, le lien entre les deux documents n'est pas écrit. Sans la mention des évolutions constatées, vous n'avez rien à opposer au locataire.
2.1 Papier ou électronique
Le document peut être établi sur papier ou sous forme électronique. Il est remis au locataire et au bailleur au moment de la signature, en main propre ou par voie dématérialisée. Remettre l'exemplaire sur place est le geste qu'on rate le plus. Ce n'est pas un détail : la remise fait partie des conditions du texte.
3. Remplir le formulaire devant le locataire, ligne par ligne
Voici l'ordre que je suis. Il prend quarante minutes sur un deux-pièces et il évite presque tous les conflits.
- Je dispose des deux documents côte à côte : l'état des lieux d'entrée sur la table, le formulaire de sortie en cours. Je ne travaille jamais de mémoire.
- Je commence par les compteurs et les clés, avant de visiter. C'est factuel, ça se fait en cinq minutes et ça installe un ton cordial.
- Je visite pièce par pièce dans l'ordre du document d'entrée, jamais dans l'ordre où je marche. Chaque ligne se lit à voix haute puis se coche.
- Je qualifie avec un mot précis. « Neuf », « bon état », « état d'usage », « mauvais état », puis la nature du défaut : « trois impacts de chevilles, diamètre 6 mm, mur nord ». « Bon état général » ne permet aucune comparaison.
- Je photographie le défaut et un plan large de la pièce. Une photo isolée d'une tache ne dit pas où elle se trouve.
- Je fais signer chaque feuille, pas seulement la dernière. Un écart signé ligne par ligne se conteste beaucoup moins.
Le point 3 mérite qu'on s'y arrête. Un locataire qui voit que vous suivez l'ordre de l'entrée comprend que vous comparez, pas que vous cherchez. La visite devient une vérification et non un procès.
Ce que montre l'écran ci-dessus, c'est ce que je décrivais plus haut : on ne repart pas d'une page blanche. Dans RentLabs, la trame est pré-remplie depuis le bail et la colonne d'entrée reprend l'état des lieux d'origine, ce qui supprime l'étape où l'on recopie à la main. Générer mon premier état des lieux prend quelques minutes sur un logement.
3.1 Si le locataire ne vient pas ou refuse de signer
Deux situations reviennent et la réponse est écrite.
Si le locataire ne se présente pas, vous ne pouvez pas vous contenter de constater seul. Le bailleur doit saisir le juge des contentieux de la protection pour obtenir la remise des clés. Si c'est vous qui n'êtes pas présent, le locataire peut restituer les clés par lettre recommandée avec accusé de réception et il est alors considéré comme ayant rendu le logement en bon état. Autant dire que se faire représenter par un tiers sans mandat est une mauvaise idée.
Si l'un de vous refuse de réaliser ou de signer le document, l'autre peut faire appel à un commissaire de justice, qui établit un « constat locatif ». Il convoque les parties par lettre recommandée avec accusé de réception, au moins 7 jours avant. Le constat s'impose aux parties, sans contestation possible d'après la fiche officielle. Le total des frais est partagé par moitié, avec des tarifs réglementés : 132,82 € pour un logement de 50 m² ou moins en métropole, auxquels s'ajoutent 18,06 € de lettre de convocation et 11,28 € de déplacement. Le détail figure sur la fiche des tarifs de service-public.
4. Vétusté ou dégradation : le tri qui décide de la retenue
L'état des lieux de sortie sert à une seule chose : décider ce qui peut être retenu sur le dépôt de garantie. Et la règle de tri est limpide. Les différences dues à la vétusté ne peuvent pas entraîner de retenue. Les dégradations et les réparations locatives non faites, si.
Le tri ne se fait pas au feeling. Une grille de vétusté peut avoir été prévue au bail pour distinguer l'usure de la détérioration. Elle est facultative : sans grille, le juge raisonne au cas par cas. Mon guide complet détaille son fonctionnement et un exemple chiffré. L'ANIL explique aussi comment la vétusté se prend en compte à la sortie.
Un point que je vois mal compris : on ne retient pas le prix d'un équipement neuf. Si la moquette de huit ans est brûlée, la part qui revient au locataire tient compte de l'âge de la moquette et pas de son prix de remplacement. D'où l'intérêt de noter, sur le formulaire d'entrée, l'âge approximatif des revêtements.
5. Le dépôt de garantie : ce que le formulaire déclenche
Le formulaire signé lance un compte à rebours. Il court à partir de la remise des clés, en main propre ou par lettre recommandée avec avis de réception. Voici ce que dit la fiche officielle sur le dépôt de garantie.
| Situation | Délai de restitution |
|---|---|
| État des lieux de sortie conforme à l'entrée | 1 mois maximum |
| État des lieux de sortie non conforme | 2 mois maximum |
| Retard au-delà du délai | 10 % du loyer mensuel hors charges par mois commencé |
Le retard coûte vite, comme le montre l'exemple qui suit. Pour un loyer de 700 € hors charges, chaque mois de retard commencé ajoute 70 € à ce que vous devez rendre.
5.1 Justifier chaque retenue
Vous pouvez garder la somme qui correspond à ce que le locataire doit : loyers ou charges impayés, dégradations, réparations locatives non faites. Mais vous devez fournir des justificatifs. La fiche officielle cite les états des lieux d'entrée et de sortie, les photos, le constat d'un commissaire de justice, les factures ou devis de travaux et la lettre de réclamation des loyers impayés restée sans réponse.
Une retenue forfaitaire n'a pas de base. Sur mon propre formulaire, je note donc pour chaque écart la référence du devis qui le chiffrera, ce qui me permet d'écrire le décompte sans rouvrir le dossier. Quand les sommes dépassent le dépôt ou quand des loyers manquent, on change de registre : voir mon guide du recouvrement des loyers impayés et celui de la procédure de loyer impayé.
5.2 La provision pour les charges en copropriété
En copropriété, vous pouvez conserver une provision jusqu'à l'arrêté annuel des comptes de l'immeuble. Son montant doit être justifié et ne peut pas dépasser 20 % du dépôt. Vous rendez le solde dans le mois qui suit l'approbation définitive des comptes. C'est le seul cas où la restitution se fait en deux temps. Le raisonnement complet est dans le guide du dépôt de garantie.
6. Préparer la sortie avant le rendez-vous
Le meilleur état des lieux de sortie se prépare un mois plus tôt, au moment du congé. Que le départ vienne du locataire ou d'un congé donné par le bailleur, voici ce que je fais dans l'ordre.
- J'envoie une convocation par écrit avec la date, l'heure et la consigne : logement vidé, nettoyé, compteurs accessibles. Service-public recommande une lettre recommandée avec avis de réception pour fixer la date.
- Je rappelle les documents à rapporter : toutes les clés, les badges ainsi que l'attestation d'entretien de la chaudière si elle est due. Les règles sont dans mon article sur l'entretien de chaudière.
- J'imprime deux exemplaires du formulaire et j'y joins l'état des lieux d'entrée. Si je gère à distance, je passe par un outil plutôt que par un voisin : je décris la méthode dans mon guide de la gestion locative sans agence.
- Je prépare mon téléphone : batterie pleine, stockage libre, lumière naturelle de préférence. Une photo sombre prouve peu.
En colocation, la question se complique, parce que les locataires ne partent pas tous le même jour : je renvoie au guide de la colocation, où je traite le départ d'un seul colocataire. Pour un meublé, l'inventaire du mobilier entre dans la comparaison, comme je le détaille dans le guide du bail meublé.
7. Les erreurs que je vois le plus souvent à la sortie
Remplir sans l'état des lieux d'entrée sous les yeux. Sans la référence, on compare avec ce qu'on croit se rappeler et ça se voit.
Écrire « conforme » sans avoir ouvert les placards. Le mot a des conséquences : un état conforme ramène le délai de restitution à un mois.
Oublier d'inscrire la nouvelle adresse. Vous vous privez d'un argument en cas de retard. Vous compliquez aussi l'envoi du décompte.
Ne pas remettre l'exemplaire sur place. C'est une obligation, pas un confort. C'est aussi ce qui évite de passer une semaine à courir après une signature.
Facturer l'état des lieux de sortie au locataire. Quand un agent immobilier le réalise, le locataire ne doit pas payer de frais et une clause qui l'y oblige est abusive et réputée non écrite.
Garder la feuille dans un classeur. Le jour où il faut la retrouver, elle n'est pas là. Un exemplaire archivé avec le bail, les quittances et le décompte de charges se retrouve en trente secondes. C'est d'ailleurs la partie la moins visible de ce que fait un outil comme RentLabs : les documents d'un bail restent au même endroit. Vous évitez de rechercher une signature dans une boîte mail. Pour les quittances qui précèdent ce dernier mois, mon article sur l'automatisation des loyers et quittances montre comment elles s'enchaînent, avec la quittance de loyer gratuite si vous gérez encore à la main.
Questions fréquentes
L'état des lieux de sortie est-il obligatoire ?
C'est lui qui permet de justifier une retenue sur le dépôt de garantie. Sans lui, vous n'avez aucune base pour opposer une dégradation au locataire. Il est établi à l'amiable ou, à défaut, par un commissaire de justice.
Peut-on utiliser un autre formulaire que celui de l'entrée ?
Oui à condition que la présentation soit similaire. Le texte admet un document unique à deux colonnes ou deux documents distincts de forme comparable. L'essentiel est de pouvoir comparer ligne à ligne.
Combien de temps pour rendre le dépôt de garantie ?
Un mois si l'état des lieux de sortie est conforme à celui d'entrée et deux mois s'il ne l'est pas. Le délai court à compter de la remise des clés.
Que faire si le locataire refuse de signer ?
Faites appel à un commissaire de justice, qui dresse un constat locatif. Il convoque les parties par lettre recommandée avec avis de réception au moins 7 jours à l'avance. Les frais sont partagés par moitié.
Le locataire peut-il me demander de le refaire ?
Il peut contester le contenu. Pour un litige de 5 000 € ou moins, une démarche amiable est obligatoire avant le juge : commission départementale de conciliation, conciliateur de justice ou médiateur. Le juge des contentieux de la protection se saisit dans un délai de 3 ans.
Les photos remplacent-elles la description écrite ?
Non. Elles illustrent et complètent le texte, mais elles ne remplacent pas la qualification de chaque élément. Une photo sans ligne rattachée prouve moins qu'une ligne précise accompagnée d'une photo.
Peut-on retenir le coût d'une remise en peinture complète ?
Seulement pour la part qui ne relève pas de la vétusté et sur présentation d'un devis ou d'une facture. Une retenue forfaitaire n'est pas admise.
En résumé
- Le formulaire de sortie reprend la même forme que celui d'entrée : un document à deux colonnes ou deux documents de présentation similaire.
- Les mentions propres à la sortie sont la nouvelle adresse du locataire, la date de l'état des lieux d'entrée et les évolutions constatées.
- On le remplit devant le locataire, pièce par pièce, dans l'ordre de l'entrée et avec des photos rattachées à la ligne.
- La vétusté ne donne jamais lieu à retenue, les dégradations oui, sur devis ou facture.
- Le dépôt se rend en un mois si l'état est conforme et en deux mois s'il ne l'est pas, avec 10 % du loyer de majoration par mois de retard commencé.
- En cas de refus de signer, le commissaire de justice convoque par recommandé 7 jours avant et les frais se partagent par moitié.
- En copropriété, la provision conservée est plafonnée à 20 % du dépôt.
Le formulaire est la partie facile. Le plus dur est de le tenir à jour d'un bail à l'autre : téléchargez le modèle gratuit pour cette sortie, puis créez votre compte RentLabs pour que la prochaine entrée et la prochaine sortie se comparent d'elles-mêmes.
Photo de couverture : Jakub Żerdzicki sur Unsplash