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Mon premier forfait de charges, je l'ai posé à 90 euros parce que ça faisait un compte rond. Les charges réelles tournaient autour de 112 euros. Vingt-deux euros par mois pendant un an de bail, puis un renouvellement : j'ai financé le chauffage de mon locataire pendant deux ans, sans possibilité de lui réclamer quoi que ce soit.
C'est la particularité de ce chiffre. Un loyer trop bas se rattrape à la révision annuelle. Une provision trop faible se rattrape à la régularisation. Un forfait, non : la loi interdit tout complément. Alors autant le poser correctement du premier coup. Voici la méthode que j'applique maintenant, en quatre étapes.
1. Pourquoi ce chiffre pèse plus lourd que le loyer
Le forfait de charges obéit à une règle simple et sans appel : il « ne peut donner lieu à complément ou à régularisation ultérieure ». La phrase est écrite mot pour mot dans les trois articles de la loi du 6 juillet 1989 qui connaissent le forfait. Nulle part ailleurs.
- L'article 25-10 l'ouvre en meublé, à condition que le logement soit la résidence principale du locataire. Le forfait y est un choix des parties, la provision reste possible.
- L'article 8-1 l'ouvre en colocation. Le texte ne distingue ni le bail unique des baux multiples ni la colocation meublée de la colocation vide.
- L'article 25-18 l'impose en bail mobilité. Là, la provision n'est même pas une option.
Ce que cette liste dit en creux compte autant : dans une location vide consentie à un locataire unique, le forfait est tout simplement interdit. Les charges y passent obligatoirement par des provisions, régularisées au moins une fois par an.
Deux situations sortent complètement du cadre. Sur un meublé relevant du Code civil, qui n'est par définition pas la résidence principale du locataire, aucun de ces textes ne s'applique : forfait comme provision s'y stipulent librement. En meublé de tourisme, la question ne se pose même pas, tout est compris dans le prix du séjour. Pour tout le reste, j'ai détaillé qui a droit à quoi dans mon article sur le choix entre forfait de charges et provision. La colocation ajoute par-dessus ses propres règles de répartition entre colocataires, que vous louiez sous un bail unique ou sous autant de baux que de chambres.
Concrètement, une erreur d'estimation ne se corrige que de trois façons : à la révision annuelle du bail, à sa reconduction si vous changez les conditions ou au changement de locataire. Dans un meublé loué à l'année, ça veut dire douze mois minimum à porter l'erreur.
L'autre borne est légale. Le montant « ne peut pas être manifestement disproportionné » au regard des charges dont le locataire ou, le cas échéant, le précédent locataire se serait acquitté. Vous ne pouvez donc pas vous couvrir en gonflant le forfait. Un locataire qui conteste devant le juge des contentieux de la protection peut obtenir le remboursement du trop-versé. Il dispose de trois ans pour agir à compter du jour où il a connu les faits, soit potentiellement trois années de forfaits sur la table.
Le bon forfait tient dans ce couloir : assez haut pour absorber une hausse, assez bas pour rester explicable.
2. Étape 1 : rassembler vos douze derniers mois
Tout part du réel. Pas d'une moyenne trouvée en ligne, pas d'un pourcentage du loyer : de vos propres chiffres, sur une année complète. Voici où je vais les chercher.
| Poste de charges | Où trouver le montant | Récupérable ? |
|---|---|---|
| Charges de copropriété | Décompte annuel du syndic, colonne « récupérable locataire » | En partie seulement |
| Taxe d'enlèvement des ordures ménagères | Avis de taxe foncière, ligne TEOM | Oui, en totalité |
| Eau froide et eau chaude | Factures du distributeur ou relevé du syndic | Oui |
| Chauffage collectif | Décompte du syndic, poste combustible | Oui |
| Entretien de la chaudière individuelle | Contrat annuel, si vous l'avez souscrit | Oui |
| Électricité des parties communes | Décompte du syndic | Oui |
| Ascenseur | Décompte du syndic, électricité et petit entretien | Oui, sauf remplacement |
| Espaces verts et nettoyage | Décompte du syndic | Oui |
| Salaire du gardien ou du concierge | Décompte du syndic, poste personnel | 75 % ou 40 % selon ses tâches |
| Honoraires du syndic | Décompte du syndic | Non |
| Assurance de l'immeuble | Décompte du syndic | Non |
| Ravalement, toiture, gros travaux | Appels de fonds travaux | Non |
| Taxe foncière hors TEOM | Avis de taxe foncière | Non |
| Frais de gestion de la fiscalité directe locale | Avis de taxe foncière, juste sous la TEOM | Non |
Trois de ces lignes méritent qu'on s'arrête.
La TEOM est souvent oubliée alors qu'elle pèse. Elle figure sur votre avis de taxe foncière et se récupère intégralement auprès du locataire. Un piège se cache pourtant juste en dessous : la ligne « frais de gestion de la fiscalité directe locale », ce prélèvement de l'État prévu à l'article 1641 du code général des impôts, ne figure pas sur la liste des charges récupérables. La liste du décret étant limitative, la jurisprudence les exclut de longue date et une réponse ministérielle du Sénat le rappelle noir sur blanc : ces frais restent à la charge du propriétaire. Quelques euros seulement, mais ils suffisent à décrédibiliser tout votre calcul le jour où un locataire épluche la ligne. Si vous payez l'impôt en dix fois, votre échéancier vous donne le montant de l'an dernier sans attendre l'avis d'automne, c'est l'un des avantages que je décris dans mensualiser sa taxe foncière. Pour la lecture complète de l'avis, j'y ai consacré un paragraphe entier dans mon guide de la taxe foncière.
L'entretien de la chaudière est récupérable seulement si c'est vous qui avez signé le contrat annuel. Si le locataire l'a souscrit lui-même, il le paie directement et il n'a rien à faire dans votre forfait. La frontière entre ce qui vous incombe et ce qui lui incombe est détaillée dans mon article sur l'entretien de chaudière.
Le salaire du gardien suit une règle à part : il se récupère à hauteur de 75 % s'il assure à la fois l'entretien des parties communes et l'élimination des déchets, mais seulement 40 % s'il n'assure qu'une des deux tâches. La rémunération d'un simple employé d'immeuble, elle, se récupère en totalité. Votre décompte de syndic applique en principe le bon taux, vérifiez-le une fois.
3. Étape 2 : ne garder que ce que le décret autorise
La liste des charges récupérables n'est pas ouverte à discussion. Elle est fixée limitativement par le décret n° 87-713 du 26 août 1987, dont service-public propose une version lisible poste par poste. Tout ce qui n'y figure pas reste à votre charge, forfait ou pas. La loi le dit d'ailleurs elle-même : le montant du forfait « est fixé en fonction des montants exigibles par le bailleur » au titre de l'article 23, celui-là même qui renvoie au décret. Le forfait ne crée aucun droit nouveau, il change la façon de facturer, pas l'assiette. J'ai repris la liste poste par poste dans mon guide des charges récupérables.
C'est le point où je vois le plus d'erreurs de bonne foi. Un bailleur reprend le total de son décompte de copropriété, honoraires de syndic compris, puis fabrique un forfait de 40 % trop élevé. Le locataire qui s'en aperçoit est fondé à contester. Il a raison.
Même logique du côté des assurances : la prime de l'immeuble votée en assemblée ne se récupère pas. Votre assurance propriétaire non occupant encore moins, alors qu'elle protège pourtant le logement loué. Ce qui reste à votre charge n'est pas perdu pour autant, puisque ces postes se déduisent de vos revenus dès lors que vous êtes au réel. Le choix du régime se joue ailleurs, je l'ai posé à plat dans régime réel ou micro.
Chauffage collectif : 620 €
Entretien des communs : 250 €
TEOM : 180 €
Électricité communs : 80 €
Assurance de l'immeuble : 260 €
Fonds travaux : 300 €
4. Étape 3 : ramener au mois, puis poser votre marge
Vous avez un total annuel récupérable. Divisez par douze, vous obtenez le réel mensuel. Reste la vraie décision : de combien vous vous couvrez.
Simulateur de forfait de charges
Partez du total récupérable de vos douze derniers mois, puis ajustez votre marge.
Marge de sécurité classique. Elle absorbe une hausse ordinaire du coût de l'énergie sans vous exposer au reproche d'un forfait disproportionné.
Aucun texte ne fixe de pourcentage maximal. La loi dit seulement que le forfait ne doit pas être « manifestement disproportionné » au regard des charges réellement supportées. Ces repères sont une lecture prudente, pas une règle de droit.
Ma marge de référence est de 10 %. Elle absorbe une hausse ordinaire du coût de l'énergie sur un an sans jamais ressembler à un forfait gonflé. Je monte à 15 % quand il y a un chauffage collectif au fioul ou au gaz, parce que c'est le poste qui bouge le plus et que je ne sais pas le prévoir. Je descends à 5 % sur un logement sans chauffage collectif, où les charges se limitent à l'eau, aux communs et aux ordures ménagères.
Au-delà de 20 %, je m'abstiens. Non pas qu'un texte l'interdise, aucun chiffre n'est écrit nulle part, mais parce que l'écart devient difficile à expliquer devant un juge si le locataire conteste. Et parce qu'un forfait visiblement trop élevé se voit dans une annonce : le candidat compare le total loyer plus charges, comme je l'explique dans mon guide pour sélectionner son locataire.
Le simulateur ci-dessus s'arrête au chiffre. Dans RentLabs, ce chiffre devient une ligne de bail : vous choisissez le régime « forfait » sur la location, le montant part ensuite seul sur l'avis d'échéance puis sur la quittance, sans que personne ait à se rappeler deux ans plus tard ce qui avait été décidé. Créer un compte gratuit prend deux minutes et ne demande pas de carte bancaire.
5. Ce que veut dire « manifestement disproportionné »
C'est la question qu'on me pose le plus. La réponse honnête est que personne ne peut vous donner de pourcentage : la loi pose un standard, pas un plafond, puis c'est le juge qui apprécie au cas par cas.
Ce que je retiens de cette formulation, c'est le mot « manifestement ». Il ne vise pas l'écart raisonnable : il vise l'écart qui saute aux yeux. Un forfait de 132 euros pour 120 euros de charges réelles n'a rien de manifeste. Un forfait de 200 euros pour les mêmes 120 euros l'est.
Ma protection tient en une habitude : je garde, avec le bail, le décompte de charges qui a servi au calcul. Si la question se pose trois ans plus tard, je peux montrer d'où sort le chiffre. C'est exactement le genre de pièce qu'un tableur ne retient pas, comme je le raconte en comparant RentLabs et Excel. Un logiciel de gestion locative la garde attachée au bien sans qu'on ait à y penser.
Un effet de bord auquel on pense rarement, enfin : au départ du locataire, il n'y a aucun compte de charges à arrêter. La provision de 20 % que la loi autorise à retenir sur le dépôt de garantie en immeuble collectif, le temps que l'assemblée approuve les comptes, n'a donc plus d'objet sur un bail au forfait. Vous restituez l'intégralité du dépôt, déduction faite des seules dégradations ou sommes impayées.
6. Le cas du premier bail, sans historique
Quand vous venez d'acheter, vous n'avez pas de décompte à vous. Trois sources s'offrent à vous, dans cet ordre de fiabilité.
Le décompte du vendeur est le meilleur. Demandez-le au moment du compromis, avec le dernier procès-verbal d'assemblée générale. Le syndic le transmet sans difficulté.
Le pré-état daté puis les appels de fonds de l'année en cours donnent une base correcte, à condition de bien séparer le récupérable du reste.
À défaut, le budget prévisionnel voté en assemblée générale vous donne un ordre de grandeur. Prenez alors une marge plus prudente, autour de 15 %, le temps d'avoir un exercice réel derrière vous.
Dans tous les cas, si vous hésitez sur un premier bien, la provision reste le choix sûr : elle se corrige toute seule la première année. Vous basculerez au forfait au bail suivant, cette fois avec de vrais chiffres. Le calcul global de l'opération, charges comprises, est dans mon article sur le calcul de la rentabilité locative. Le simulateur de cash-flow immobilier vous dit ce qu'il reste chaque mois une fois tout payé.
7. La révision annuelle, votre seul rattrapage
Le forfait est définitif sur l'année, pas sur la durée du bail. Il « peut être révisé chaque année aux mêmes conditions que le loyer principal ». Autrement dit, si votre bail contient une clause de révision indexée sur l'indice de référence des loyers, votre forfait suit le même indice à la même date anniversaire que le loyer. Le bail mobilité fait exception : sa durée maximale de dix mois ne lui laisse jamais de date anniversaire.
Deux conséquences que je n'avais pas vues tout de suite.
La première : sans clause de révision au bail, pas de révision du forfait non plus. Un bail rédigé sans cette clause fige le montant pour toute sa durée. Vérifiez sa présence avant de signer, elle tient en deux lignes et son absence coûte cher.
La seconde : la révision suit l'IRL, pas vos charges réelles. Si vos charges montent de 12 % et que l'IRL fait 2 %, vous rattrapez 2 %. Le mécanisme complet, dates et calcul, est dans mon guide express de la révision IRL. Le dernier indice publié montre d'ailleurs qu'un trimestre peut reculer, ce qui rend le rattrapage encore plus mince.
8. Ce qu'il faut écrire, au bail puis sur la quittance
Le calcul ne sert à rien si le contrat dit autre chose. Trois mentions à vérifier avant de signer.
Le bail doit nommer le régime : « forfait de charges », pas « provisions sur charges ». Les deux mots ne sont pas interchangeables. C'est votre propre document qui vous sera opposé. Le contrat type réglementaire prévoit la case, encore faut-il cocher la bonne. Mes modèles de bail meublé comme de bail nu portent la mention au bon endroit. Le guide complet du bail meublé reprend l'ensemble des clauses obligatoires.
Le bail doit contenir la clause de révision annuelle si vous voulez pouvoir réviser, loyer comme forfait.
Chaque quittance doit reprendre l'intitulé exact, loyer d'un côté, forfait de charges de l'autre. Sur un bail au forfait, annoncer des provisions revient à promettre une régularisation qui ne viendra jamais. Si vous éditez vos quittances à la main, mon modèle de quittance gratuit fait le travail ; si vous préférez qu'elles partent seules chaque mois, j'ai décrit le mécanisme dans automatiser loyers et quittances.
C'est d'ailleurs la raison pour laquelle RentLabs porte désormais le type de charges au niveau de chaque location : le bail, l'avis d'échéance puis la quittance reprennent le bon intitulé. La régularisation annuelle disparaît des actions à traiter sur les baux au forfait. Une case en moins à cocher, surtout une erreur en moins à commettre. Sur une colocation suivie chambre par chambre, chaque bail garde son propre forfait sans que les lignes se mélangent. Le reste des obligations dans l'ordre où elles tombent est dans mon guide du bailleur. Ceux qui gèrent tout seuls trouveront la méthode complète dans gérer sa location sans agence.
Questions fréquentes
Comment calculer un forfait de charges quand je n'ai aucun historique ? Demandez le décompte de charges du vendeur au moment du compromis. À défaut, prenez le budget prévisionnel voté en assemblée générale. Prenez alors une marge de sécurité plus large, autour de 15 %, le temps d'avoir un exercice complet à vous.
Quelle marge de sécurité prendre sur un forfait de charges ? Aucun texte ne fixe de pourcentage. En pratique, 10 % est une marge classique et défendable. Je monte à 15 % quand il y a un chauffage collectif, poste le plus volatil. Je m'abstiens au-delà de 20 % où l'écart devient difficile à justifier.
Puis-je réclamer un complément si mes charges dépassent le forfait ? Non, jamais. La loi exclut expressément tout complément comme toute régularisation ultérieure. Le seul ajustement possible est la révision annuelle, aux mêmes conditions que le loyer principal, donc à hauteur de l'IRL et à condition qu'une clause de révision figure au bail.
Le forfait de charges est-il possible en location vide ? Seulement en colocation. L'article 8-1 de la loi de 1989 ouvre le forfait à toute colocation, meublée ou vide, sous bail unique comme sous baux multiples. En dehors de ce cas, une location vide à un locataire unique impose des provisions avec régularisation annuelle.
La taxe d'enlèvement des ordures ménagères entre-t-elle dans le calcul ? Oui, en totalité. Vous la trouvez sur votre avis de taxe foncière, sur une ligne distincte. Attention en revanche aux frais de gestion de la fiscalité directe locale affichés juste en dessous : ils ne sont pas récupérables et doivent rester en dehors de votre assiette.
Les honoraires de syndic peuvent-ils entrer dans le forfait ? Non. Ils ne figurent pas au décret de 1987, ils restent donc à votre charge. Reprendre le total d'un décompte de copropriété sans trier est l'erreur la plus fréquente ainsi que la plus facile à contester.
Que se passe-t-il si mon forfait est jugé disproportionné ? Le locataire peut saisir le juge des contentieux de la protection et obtenir le remboursement du trop-versé, sur une période pouvant remonter à trois ans. D'où l'intérêt de conserver, avec le bail, le décompte qui a servi au calcul.
En résumé
- Vérifiez d'abord que vous y avez droit : le forfait n'existe qu'en meublé résidence principale, en colocation (vide ou meublée) et en bail mobilité, où il est obligatoire.
- Rassemblez douze mois de dépenses réelles, décompte du syndic et avis de taxe foncière en main.
- Ne gardez que ce que le décret de 1987 rend récupérable : ni honoraires de syndic, ni assurance de l'immeuble, ni frais de gestion de la fiscalité locale.
- Divisez par douze, puis ajoutez une marge de l'ordre de 10 %, jusqu'à 15 % en présence d'un chauffage collectif. Au-delà de 20 %, l'écart devient difficile à défendre.
- Écrivez le bon mot au bail puis sur chaque quittance, avec une clause de révision sans laquelle le montant restera figé toute la durée du contrat.
- Gardez le décompte qui a servi au calcul avec le bail : c'est votre seule réponse le jour où le montant est contesté.
Si vous n'avez pas encore tranché entre les deux régimes, mon article sur le choix entre forfait et provision pose la question dans l'autre sens. Un forfait mal calibré se paie pendant toute la durée du bail, donc l'outil qui porte le chiffre compte : j'ai détaillé le budget d'un logiciel et ce que chaque offre ouvre réellement. Et si vous démarrez tout juste, le guide pour bien louer en tant que bailleur particulier remet ce calcul à sa place dans la chronologie d'une mise en location.