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J'ai mis trois ans à comprendre que je n'avais jamais vraiment choisi mon régime de charges. Je recopiais « provisions sur charges » sur chaque bail parce que c'était écrit sur le modèle précédent, sans savoir que sur certains de mes logements j'avais le droit de faire autrement, ni ce que ça changeait. Le jour où j'ai voulu passer un meublé au forfait, j'ai découvert deux choses : c'était possible depuis le début. C'était aussi irréversible une fois le bail signé.
Ce choix se fait en deux minutes au moment de rédiger le contrat. Il vous engage pour toute la durée du bail. Voici comment je le fais aujourd'hui et ce que je vérifie avant de cocher l'une ou l'autre case.
1. Deux façons de facturer les mêmes charges
Les charges récupérables ne changent pas selon le régime. Ce sont toujours les mêmes dépenses, listées par le décret n° 87-713 du 26 août 1987 : eau, chauffage collectif, électricité des parties communes, ascenseur, espaces verts, taxe d'enlèvement des ordures ménagères. Ce qui change, c'est la façon dont vous les faites payer.
Cette liste est limitative. Elle réserve deux pièges que le choix du régime ne fait pas disparaître. Le salaire du gardien ne se récupère qu'à hauteur de 75 % lorsqu'il assure à la fois l'entretien des parties communes et l'élimination des rejets, à 40 % seulement lorsqu'il n'assure qu'une de ces deux tâches, alors que la rémunération d'un simple employé d'immeuble se récupère en totalité. Et la taxe d'enlèvement des ordures ménagères est bien récupérable, tandis que les frais de gestion de la fiscalité directe locale imprimés juste en dessous sur le même avis ne le sont pas. J'ai repris la liste poste par poste dans mon article sur le chiffrage du forfait et la lecture de l'avis dans mon guide de la taxe foncière.
La provision est une avance. Vous encaissez un montant estimé chaque mois, puis vous comparez au réel une fois par an. Si le locataire a trop versé, vous lui rendez la différence. S'il a trop peu versé, vous la lui réclamez. C'est le mécanisme de l'article 23 de la loi du 6 juillet 1989. J'en ai détaillé tout le déroulé dans mon guide des charges récupérables. Les charges qui restent définitivement à votre charge se déduisent, en location nue, de vos revenus fonciers. Elles peuvent même créer un déficit foncier.
Le forfait est un prix. Vous fixez un montant au bail, le locataire le paie avec son loyer. L'affaire est close. Pas de décompte annuel, pas de remboursement, pas de rattrapage. La loi est très nette : le forfait « ne peut donner lieu à complément ou à régularisation ultérieure ». Dans aucun des deux sens.
Trop-perçu remboursé
Manque réclamé au locataire
Aucun remboursement possible
Aucun complément réclamable
2. Qui a le droit au forfait
C'est la question qui règle la moitié des cas, parce que le forfait n'est pas ouvert à tous les contrats. Ce n'est pas une affaire de préférence : c'est le type de bail qui décide.
Quel régime de charges pour votre bail
Choisissez votre contrat, la réponse s'affiche avec l'article qui la fonde.
Au choix : provisions régularisées chaque année, ou forfait définitif. C'est le seul cas où vous tranchez librement, au moment de rédiger le bail.
Fondement : article 25-10 de la loi du 6 juillet 1989
Le tableau complet tient en quatre lignes. La troisième est celle que presque personne ne connaît.
| Type de bail | Provision | Forfait | Texte applicable |
|---|---|---|---|
| Location nue, locataire unique | Obligatoire | Interdit | Article 23 |
| Location meublée, résidence principale | Possible | Possible | Article 25-10 |
| Colocation, nue ou meublée | Possible | Possible | V de l'article 8-1 |
| Bail mobilité | Exclue | Imposé | Article 25-18 |
La location nue classique ne connaît que la provision. Si vous louez un T3 vide à une famille, vous n'avez pas le choix : provisions mensuelles, régularisation annuelle, décompte à l'appui. Mon guide du bail non meublé reprend toutes les mentions obligatoires de ce contrat. Mon modèle de bail nu gratuit les porte déjà.
La location meublée vous laisse trancher. L'article 25-10 ouvre les deux portes, au choix des parties. C'est le seul cas où le régime est un vrai arbitrage de gestion. C'est le sujet de la suite de cet article. Attention toutefois au périmètre : ce texte ne vise que le meublé loué en résidence principale. Un meublé relevant du Code civil, loué à quelqu'un qui n'en fait pas sa résidence principale, sort de la loi de 1989 : les parties y fixent librement leurs conditions. Pour le reste du contrat, voyez mon guide du bail meublé ou partez directement de mon modèle de bail meublé gratuit.
La colocation est le cas le plus mal connu. Le V de l'article 8-1 autorise le forfait pour toute colocation, y compris en location vide. Le même appartement loué nu à une famille impose la provision, loué nu à trois colocataires il peut passer au forfait. Le texte ne distingue pas davantage le bail unique des baux multiples, contrairement à ce qu'on lit souvent : la colocation formalisée par trois contrats séparés y a droit exactement comme celle qui tient en un seul. Si vous gérez ce type de bien, mon guide de la colocation détaille les autres particularités du montage. La page gestion locative en colocation montre comment suivre plusieurs locataires sur un même logement.
Le bail mobilité n'a pas d'option : le forfait y est imposé et la provision n'existe tout simplement pas. La raison est arithmétique plus que juridique. Ce bail dure au minimum un mois et au maximum dix mois quand la régularisation de l'article 23 doit être annuelle. Elle n'aurait jamais lieu.
3. Ce que chaque régime change dans votre quotidien
Sur le papier les deux se valent. Dans la vie d'un bailleur, ils ne font pas du tout le même travail.
| Ce qui change | Provision | Forfait |
|---|---|---|
| Décompte annuel à produire | Oui, par nature de charges | Non |
| Justificatifs à tenir à disposition | Six mois après l'envoi | Aucun |
| Risque si les charges montent | Récupérable l'année suivante | À votre charge |
| Risque si les charges baissent | À rembourser | Gagné |
| Conversation annuelle avec le locataire | Presque systématique | Aucune |
| Trésorerie | Irrégulière, ajustée chaque année | Lisse, connue d'avance |
| Contestation possible | Sur le décompte | Sur le montant, s'il est disproportionné |
La colonne qui a fini par me décider, c'est l'avant-dernière. Une régularisation annuelle, ce n'est pas une ligne de calcul : c'est un courrier, un décompte, des justificatifs, souvent un appel de locataire qui trouve le rattrapage salé. Sur un meublé étudiant qui change d'occupant tous les ans, ce rituel tombe précisément au moment où vous préparez un état des lieux de sortie et la restitution du dépôt de garantie. Le forfait supprime ce dossier.
La colonne du milieu, elle, est le prix à payer. Un hiver rigoureux sur un chauffage collectif, une hausse du prix de l'énergie, une régularisation d'eau plus lourde que prévu : au forfait, tout cela sort de votre poche. L'entretien annuel de la chaudière est un bon exemple de ligne qui bouge peu, alors que le combustible, lui, bouge beaucoup. Et si vous avez classé votre bien en passoire thermique, la volatilité des charges est justement votre plus gros risque.
4. Le vrai arbitrage, en chiffres
Prenons un studio meublé en copropriété, avec 1 440 euros de charges récupérables constatées sur les douze derniers mois, soit 120 euros par mois. Trois scénarios sur l'année suivante.
Vu comme ça, le forfait ressemble à un pari. Ce n'en est pas tout à fait un, pour une raison que j'ai mis du temps à apprécier. Le texte prévoit que le montant « peut être révisé chaque année aux mêmes conditions que le loyer principal ». Si votre bail comporte une clause de révision, votre forfait suit l'indice de référence des loyers au même rythme que le loyer, comme je l'explique dans mon guide express de la révision IRL. La valeur du dernier indice publié vous donne la hausse maximale du moment. Sans clause de révision, en revanche, le forfait est figé pour toute la durée du bail.
C'est donc un pari sur un an, renouvelé chaque année, avec un cliquet de hausse plafonné par l'IRL. Pour savoir où placer le curseur, j'ai détaillé la méthode de calcul dans un article dédié au chiffrage du forfait, avec un simulateur.
Un mot sur la fiscalité, parce que la question revient : le régime de charges ne la change pas. Forfait ou provision, ce que vous encaissez entre dans vos recettes imposables. Ce qui fait la différence sur votre impôt, c'est la façon de déduire les dépenses en face, donc votre arbitrage entre micro et réel.
5. Les trois erreurs que je vois le plus souvent
5.1 Écrire « provisions » sur un bail au forfait
Celle-là, je l'ai commise moi-même. Elle est plus grave qu'il n'y paraît. Une quittance qui annonce « provisions sur charges » promet au locataire une régularisation qui n'arrivera jamais. Le jour où il la réclame, vous êtes en position de faiblesse : c'est votre propre document qui dit le contraire de votre bail. La mention doit reprendre le régime du contrat, mot pour mot, du bail jusqu'à la dernière quittance. Le contrat type de location réserve d'ailleurs une case explicite à ce choix, ce qui ne laisse aucune excuse à l'approximation. Si vous éditez vos quittances à la main, partez de mon modèle de quittance de loyer gratuit et changez l'intitulé. Si vous les automatisez, vérifiez que votre outil sait faire la différence.
5.2 Oublier la régularisation quand on est en provision
L'oubli coûte cher. Quand la régularisation n'a pas été faite avant la fin de l'année civile suivant celle où les charges étaient exigibles, le locataire peut exiger de payer son rattrapage par douzièmes, étalé sur douze mois. Et la prescription de trois ans de l'article 7-1 de la loi de 1989 limite de toute façon ce que vous pouvez réclamer en arrière, dans un sens comme dans l'autre. Trois années de charges oubliées ne se rattrapent pas d'un seul courrier.
5.3 Prendre le forfait pour un raccourci
Le forfait supprime la régularisation, pas le travail de chiffrage. Il le déplace, du mois de juin de chaque année au jour de la signature. La loi encadre d'ailleurs ce montant, dans une formule qu'il vaut la peine de lire mot pour mot : il « ne peut pas être manifestement disproportionné au regard des charges dont le locataire ou, le cas échéant, le précédent locataire se serait acquitté ». Un locataire qui trouve son forfait excessif peut saisir le juge des contentieux de la protection et obtenir le remboursement du trop-versé. L'exagération n'est donc pas une stratégie.
6. Comment je tranche aujourd'hui
Ma règle tient en trois lignes. Elle vaut ce qu'elle vaut : elle est la mienne.
Sur un meublé ou une colocation, je prends le forfait quand les charges sont stables et prévisibles : eau froide, ordures ménagères, entretien des communs, pas de chauffage collectif. Je reste en provision dès qu'il y a un chauffage collectif au compteur, parce que c'est la ligne qui bouge le plus et celle que je ne sais pas prévoir à douze mois.
Le reste est une question de tempérament. Certains bailleurs préfèrent la paix administrative du forfait même avec un peu de risque, d'autres refusent l'idée de payer une hausse de charges à la place de leur locataire. Les deux positions se défendent. C'est bien pour ça que la loi laisse le choix.
Si vous voulez tester la règle sur votre propre parc avant de rédiger quoi que ce soit, l'inscription est gratuite : vous posez un bien, vous choisissez son régime de charges puis vous voyez tout de suite quels documents en découlent.
7. Ce que RentLabs en fait
Je n'avais pas prévu que ce sujet devienne une fonctionnalité. Il l'est devenu le jour où un utilisateur m'a signalé que ses quittances affichaient « provisions sur charges » alors que son bail était au forfait. Le champ existait, mais les documents ne le lisaient pas.
Aujourd'hui, chaque location porte son type de charges, forfait ou provision. Le bail, l'avis d'échéance puis la quittance reprennent le bon intitulé. La régularisation annuelle n'est proposée que sur les locations qui y ont droit : sur un forfait, elle n'apparaît simplement pas, plutôt que de vous laisser produire un décompte qui n'a pas lieu d'être. C'est exactement le genre de garde-fou que je cherchais quand je tenais encore mes baux dans un tableur.
Tout cela figure dans l'offre gratuite, avec le reste des fonctionnalités. Mon guide du bailleur reprend les obligations dans l'ordre où elles arrivent. La foire aux questions répond aux hésitations les plus fréquentes avant de créer un compte.
Questions fréquentes
Peut-on passer d'une provision à un forfait en cours de bail ?
Non, pas unilatéralement. Le régime des charges est une clause du contrat : le changer suppose un avenant signé par les deux parties ou un nouveau bail. En pratique, le vrai moment pour choisir est la signature, puis chaque changement de locataire.
Le forfait de charges est-il révisable ?
Oui, chaque année, aux mêmes conditions que le loyer principal. Si votre bail contient une clause de révision indexée sur l'IRL, le forfait suit le même indice à la même date anniversaire. Sans clause de révision au bail, il reste figé.
Un locataire peut-il contester un forfait trop élevé ?
Oui. Le montant ne peut pas être manifestement disproportionné au regard des charges dont le locataire ou, le cas échéant, le précédent locataire se serait acquitté. Le locataire peut saisir le juge des contentieux de la protection et demander le remboursement du trop-versé.
Dois-je fournir des justificatifs au locataire quand je suis au forfait ?
Non. C'est toute la différence. L'obligation de tenir les justificatifs à disposition pendant six mois à compter de l'envoi du décompte découle de la régularisation. Sans régularisation, pas de décompte ni de pièces à produire. Cela ne vous dispense évidemment pas de savoir d'où vient votre montant, si on vous le demande.
La colocation en location vide peut-elle vraiment passer au forfait ?
Oui. C'est le V de l'article 8-1 de la loi de 1989 qui l'autorise. Il ne distingue ni le vide du meublé ni le bail unique des baux multiples. Une colocation en trois contrats séparés a donc exactement le même droit au forfait qu'une colocation sous contrat unique.
Quels baux échappent complètement à ces règles ?
Tous ceux qui ne relèvent pas de la loi de 1989. Un emplacement loué seul suit son propre régime, détaillé dans mon guide de la location de parking. Un meublé qui n'est pas la résidence principale du locataire relève du Code civil. Un meublé de tourisme facture tout dans le prix du séjour. Et un bail commercial obéit à ses propres règles de répartition des charges, avec un inventaire annexé au contrat.
La taxe d'enlèvement des ordures ménagères entre-t-elle dans le forfait ?
Oui, elle fait partie des charges récupérables et elle se retrouve donc dans l'assiette du forfait comme dans celle des provisions. Elle figure sur votre avis de taxe foncière, que vous payiez en une fois ou par mensualités. Les frais de gestion de la fiscalité directe locale imprimés juste en dessous, eux, restent à votre charge.
En résumé
- Le choix n'est libre que sur deux familles de baux : la location meublée en résidence principale (article 25-10) et la colocation, vide ou meublée (V de l'article 8-1).
- La location nue à locataire unique impose la provision, avec régularisation annuelle (article 23). Le bail mobilité impose le forfait (article 25-18), où la provision n'existe pas.
- Le forfait ne se régularise jamais, ni à la hausse ni à la baisse. Son seul ajustement est la révision annuelle, aux mêmes conditions que le loyer principal, donc à hauteur de l'IRL et à condition qu'une clause de révision figure au bail.
- Le forfait ne doit pas être manifestement disproportionné au regard des charges réellement supportées, sous peine de remboursement du trop-versé.
- En provision, tenez le calendrier : justificatifs à disposition pendant six mois, paiement par douzièmes exigible par le locataire si la régularisation traîne, prescription de trois ans dans les deux sens.
- En copropriété, la question se pose autrement : vos appels de fonds trimestriels ne suivent pas le rythme de votre régularisation annuelle. Le forfait vous prive du seul mécanisme qui les réconcilie. J'explique ce décalage dans mon guide de la copropriété pour le bailleur.
- Ma ligne de partage : pas de chauffage collectif, forfait envisageable ; chauffage collectif, provision.
Une fois le principe arrêté, reste à poser le bon chiffre. C'est l'objet de mon article suivant, calculer un forfait de charges sans perdre d'argent, avec un simulateur pour tester le vôtre. Et si vous démarrez tout juste, mon guide pour bien louer en tant que bailleur particulier remet ce choix à sa place dans la chronologie d'une mise en location, tandis que ceux qui gèrent seuls trouveront la méthode complète dans gérer sa location sans agence.